הצטברו כמה קטנות בכלים שונים של ניהול מידע אז ריכזתי את כולן לפוסט אחד כאן בבלוג: על גוגל קלנדר, גוגל פוטוס, וואטסאפ, MY FILES, אימייל
גוגל קלנדר – 2 דברים
היומן שלנו הוא לא רק כלי קריטי לניהול עצמי אלא גם כלי סופר חשוב לניהול מידע. אז כשמשחררים פיצ'רים חדשים בגוגל קלנדר GOOGLE CALENDAR, אני חוקרת אותם ובוחנת האם הם גם עוזרים לשפר את ניהול המידע הנמצא בו. פיצ'ר חדש שיצא בחודש האחרון הוא – הזמנה באמצעות קישור invite via link. האימפקט שלו על ניהול מידע לא ניכר בבחינה ראשונית, אבל במחשבה קצת יותר מעמיקה, אני חושבת שתהיה לו השפעה, בעיקר חיובית. הסבר על כך בסוף הקטע, אחרי הסבר לגבי הפיצ'ר עצמו.
הכפתור הזה – הזמנה באמצעות קישור - מופיע רק באירועים עתידיים שאנחנו יוזמים. כלומר אם מישהו שולח לנו זימון (בן אדם, או מערכת אוטומטית) או אם ניגש לאירוע שכבר עבר – האפשרות הזו לא תופיע. הפיצ'ר הזה מייתר את הצורך בכתובת המייל של המוזמן, כי את הלינק אפשר לשלוח לו בוואטסאפ (סביר להניח שרוב אנשי הקשר שלנו שמורים אצלנו עם מספר סלולרי, ורק למעטים טרחנו להוסיף גם את כתובת המייל באיש הקשר – למרות שלדעתי זה עדיין פרט שחשוב לשמור).
אחרי שיוצרים את האירוע, לוחצים עליו קלות עם העכבר (בווב) או נכנסים אליו (במובייל), הכפתור עם המילים invite via link יופיע, יפתח קישור להעתקה, מעתיקים אותו, ושולחים את הקישור למוזמן בוואטסאפ.
המוזמן לוחץ על הלינק, בוחר באפשרות לאשר (או לסרב או אולי) ואז נפתחת לו אפשרות לרשום הערה (שזה נחמד אם כי לא כל כך שימושי בעיני ואולי אפילו מכביד, עבור המזמין). לאחר האישור, המוזמן יקבל את הזימון גם כאימייל לאינבוקס שלו (לא חייבים לאשר את האירוע שוב, הוא כבר יופיע בקלנדר).
הפיצ'ר הזה הופך הזמנה של קבוצה גדולה של אנשים לאירוע לממש קלה, כי לא צריך להתעסק עם כתובות אימייל. פשוט מדביקים את הלינק בקבוצת וואטסאפ רלבנטית (למשל קבוצת המשפחה). אבל - ע"מ שהאירוע יכנס ליומנים של המוזמנים, הם חייבים לאשר, וזאת בניגוד לזימון הנשלח במייל, שמופיע ביומן של המוזמן גם אם לא אישר אותו (אז זהו סוג של חיסרון, כי תמיד יהיו את אלו שלא יטרחו לאשר את הלינק או לא יבינו שזה מה שצריך לעשות).
אפשר להשתמש בפיצ'ר הזה כאלטרנטיבה לכלי אישורי הגעה אחרים (במיוחד עבור אירועים מרובי משתתפים), רק שכדאי לקחת בחשבון שהמידע היחיד שיהיה לנו לגבי המשתתפים הוא כתובת המייל שלהם והשם כפי שרשום בכתובת המייל, כלומר אין מספרי טלפון או מקצוע וכו'. אני מניחה שהכלי הזה יתפתח בעתיד לכיוון הזה, יוסיפו אפשרויות שבזמן האישור יכניסו פרטים כגון אלו. לדעתי זה פיצ'ר הרבה יותר חזק מכלי האירועים בפייסבוק, כי אלו לא נכנסים לקלנדר (הכוונה לאירועים חינמיים כמובן).
הבטחתי להסביר מדוע אני סבורה שלפיצ'ר הזה תהיה השפעה חיובית גם על ניהול מידע. בזכות הקלות (הידידותיות) שלו, עוד ועוד אנשים יתחילו להשתמש ביומן לזימון אחרים לאירועים (כולל לאירועים חברתיים!). אני מוצאת שכיום רוב האנשים עדיין לא משתמשים בזימונים בקלנדר, אולי בגלל הצורך בכתובות מייל. ככל שיותר אירועים יהיו בתוך הקלנדר, כך יהיה לנו מידע עשיר יותר לגבי אירועים שבהם אנו משתתפים. וזה תמיד שימושי, גם אם זה לא נראה כך באותו רגע.
דבר שני לגבי גוגל קלנדר – יש לא מעט הבדלים בין הגרסה למובייל לגרסת ווב, לא בהכרח לטובת אחת מהן באופן חד משמעי. אבל יש הבדל אחד חשוב שכדאי לזכור, במיוחד בהקשר של ניהול מידע. חיפוש היסטוריה במובייל הוא עד 5 שנים אחורה בלבד. אבל בווב אין הגבלה. אז פעם הבאה שאתם מחפשים אירוע שהיה מזמן – השתמשו בקלנדר בווב.
גוגל פוטוס
יש ב GOOGLE PHOTOS (GP) אפשרות להגדיר שתמונות מסוימות יסונכרנו אוטומטית בין שני חשבונות גוגל שונים. כלומר, תמונה שאני צילמתי או קיבלתי שעלתה ל GP שלי, אם מצולמים בה אנשים מסוימים שהגדרתי מראש, תופיע ב GP של החשבון האחר שעמו הגדרתי שברצוני לסנכרן.
איך עושים זאת?
הגדרות (גלגל שיניים) ==> partner sharing ("שיתוף הספריה") ==>בחירת תאריך שממנו והלאה יתקיים השיתוף ==> בחירת חשבון הגוגל עמו נשתף ==> ואז בוחרים את האנשים הרלבנטיים.
זה פיצ'ר נחמד מאד. רק צריך לזכור שהשיתוף/סנכרון הזה תופס מקום גם באחסון של השותף. ותמונות (וסרטונים) – טבעם הוא שהן מתרבות מהר, וכך תופסות מקום אחסון - הרבה ומהר. במיוחד אם הילדים שלכם קטנים (כי ילדים גדולים לא מרשים לנו לצלם אותם). אם אתם חולקים את האחסון (המוגדל, בתשלום) שלכם עם אותו שותף, אז התמונות המשותפות אמנם לא תופסות מקום כפול, אך סביר להניח ש 200 GB אחסון (משותף) יתמלא מהר מאד ותמצאו את עצמכם בלית ברירה עוברים ל 2 TB (כי אין דרגת אחסון ביניים – עדיין . לינק לכתבה באנגלית בעניין מעצבן זה, באתר Android Police המעולה).
אגב – אין אפשרות ב GP לעשות בחירה ומחיקה ב BULK של מדיה שלא מעניין אותנו לשמור, שרוצים למחוק אותה לעולמיםו, לדוגמא תמונות שבהן לא מצולמים אנשים שהגדרנו (תמונות מהטיול השנתי של הילדה ששלחו בקבוצה של הכיתה, שבה הילדה שלנו לא מצולמת, למשל). יש לכך סיבה, מבחינת גוגל, שהרי האינטרס שלה היא שנגדיל אחסון, כי ככה היא מרוויחה יותר. ולדעתי זו אפשרות שהיא קצת מסוכנת, כי אנו עלולים למחוק בלי לשים לב תמונות/סרטונים שכן חשובים לנו. הדרך היחידה למחוק את הדברים הנכונים, היא הדרך הידנית, הסיזיפית, הארוכה. אין פתרון קסם איכותי (עדיין?)
וואטסאפ – שמירת הודעות קוליות חשובות
אם אתם משתמשים בהקלטות הקוליות בוואטסאפ כדי להקליט קטעי אודיו שחשוב לכם לשמור (לדוגמא – מלמולים ראשונים של פעוט, שיר שאתם או הילדים שרים), אז אולי גיליתם שההקלטה היקרה הזו לא נשמרת כקובץ בספריית האודיו בטלפון. גם אם נרשום בהודעת טקסט מתחת להקלטה מילים שיעזרו לנו למצוא את הקטע בעתיד בעזרת חיפוש טקסטואלי, זהו אינו פתרון אלגנטי. לא להתייאש! מצאתי לזה פתרון, כי חבל שהקטע הזה ישאר רק בוואטסאפ: עומדים על ההקלטה בוואטסאפ ==> 3 נקודות למעלה ==> שתף ==> בוחרים היכן לשמור (דרייב או דרופבוקס למשל, ואז תיקיה ייעודית). נשמר קובץ מסוג OPUS, שניתן לנגן אותו. עדיף לשנות את השם הדיפולטיבי שאינו ברור כלל, לשם הגיוני(לדוגמא - נועם מילים ראשונות 2.3.24).
אפליקציית My Files "הקבצים שלי"
זו אחת האהובות עלי. פשוטה ושימושית כל כך. לאחרונה הוסיפו לה "המלצות" ניהול אחסון. פיצ'ר שעל פניו הוא שימושי מאד, במרדף האין-סופי לשרור מקום אחסון במכשיר הטלפון. אבל. לדעתי הפיצ'ר הזה אינו מבושל מספיק עדיין. נראה שהנחות היסוד של המפתחים היו שקבצים ישנים הם בהכרח כאלו שאנו כבר לא צריכים (רק כי הם ישנים), ושכולנו מבינים את המשמעות של מחיקת קבצים דחוסים וגיבויים בלתי נראים של תמונות וסרטונים (אפילו אני צריכה לשבת ללמוד מה אלו - אעדכן בעתיד). אז מציעה כאן להזהר מאד ולא למחוק לפי ההמלצות אלא אם אתם באמת מבינים את המשמעות שלהן:
אגב – שימו לב שבניהול אחסון ב My Files אפשר לראות גם את מצב האחסון בחשבון הגוגל שלכם (סווייפ שמאלה)
אימייל הוא כלי חשוב בתקשורת בין ספק ללקוח – אל תתעלמו ממיילים!
אחד ה best practices (שיטות עבודה מיטביות) אצלי בעסק הינו שליחת סיכום אחר כל פגישה ובוודאי בסוף תהליך: מה עשינו, החלטות חשובות שלקחנו, מה המשימות של הלקוחות, ומה המשימות שבאחריותי אם יש כאלו (מעבר למעקב תקופתי). כאשר הלקוחות נמצאים בתהליך איתי, לרוב אנו עובדים בתיקייה משותפת אז כל הנ"ל רשומים בגיליון משימות מסודר, בתוך קובץ האקסל המרכז. כשמדובר בפגישות אד-הוק אזי אני שולחת את אלו בוואטסאפ, ובסיום המפגשים שולחת סיכום כללי + קבצים חשובים – למייל של הלקוחות. במקביל, אני שולחת להם הודעה בוואטסאפ על כך ששלחתי מייל, ומבקשת שיקראו, יגיבו, יעדכנו או במינימום יאשרו קבלה.
רוב הלקוחות תגובתיים, עונים, מאשרים, מודים לי על הסיכום ועל התהליך. אבל, כמו בחיים, יש גם את הלא-תגובתיים. ה GHOSTERS. ביניהם יש כאלו שבמהלך הפגישות היו קשובים פעלתנים ומשימתיים (הם הרוב). למדתי עם השנים לא לקחת ללב את הגוסטינג (GHOSTING) הזה, אבל כל פעם כשזה קורה, זה גורם לי להרהור חוזר: האם זה אני או הם? ואם הם – מה הסיבה לכך? האם יתכן שהסיבה נעוצה באימייל, בכלי, עצמו? האם יתכן שאנשים התרגלו כל כך לוואטסאפ, שלא בודקים את האינבוקס שלהם במייל? לא בודקים בו בספאם? בתיבת העדכונים? אולי נתנו לי כתובת שבה הם פחות משתמשים אז כמעט ולא בודקים את זו שנתנו לי (קרה לי לאחרונה עם שני לקוחות)? או שמא הם לא יודעים לעבוד עם מייל בצורה נכונה? שלא יודעים, למשל, שמיילים, במיוחד כאלו עם קבצים, ובמיוחד כאלו עם קבצי אקסל – פותחים במחשב ולא במובייל?
אולי ה BEST PRACTICE הזה מיותר? ובכן – לא. אני לא מתכוונת לשנות או לבטל אותו. בוודאי שלא בגלל אחוז קטן של לקוחות שמתנהלים בצורה כזו.
אז בבקשה - תבדקו את תיבת המיילים שלכם, כל יום, זה קל ופשוט, ודרך הנייד אפשר לעשות כמעט הכל, בוודאי שלענות במייל חוזר "קיבלתי תודה". תהיו לקוחות טובים - נותן השירות יהיה אפילו יותר שירותי חזרה (קארמה וכו).
** הערה קטנה נוספת בעניין תקשורת בין לקוח לספק/נותן שירות. בחייאת – תאחסנו את המספר של נותן.ת השירות באנשי הקשר! כדי שתוכלו לזהות אותו אם הוא מתקשר אליכם, מחזיר לכם שיחה. מעבר ממכשיר סלולרי אחד לאחר אינו תירוץ מתקבל על הדעת בימינו לכך שלקוח אינו מזהה את נותן השירות שמחזיר לו שיחה, הרי אנשי הקשר עוברים מהמכשיר הישן לחדש כמעט אוטומטית בימינו (גם אם המכשיר הקודם אבד, נגנב או נשבר). כשלקוח לא מזהה מי מתקשר אליו, זה ברור כשמש שהלקוח לא טרח לאחסן אצלו מלכתחילה את איש הקשר שעמו עשה תהליך (!). במינימום, תתקינו True Caller....
האם המנהג הזה, של אי-שמירת אנשי קשר, גם הוא תוצר לוואי (שלילי) של השימוש שלנו בוואטסאפ? תוהה.
זהו. שבת שלום, ובתקווה לבשורות טובות מהר.
לקבלת מתנה ממני שתעזור להתחיל לעשות סדר במידע הדיגיטלי שלך -
ויש גם קבוצה בפייסבוק שמתאימה בול לך - ניהול מידע אישי/עסקי בעידן הדיגיטלי.
מרחב לדיון בשיטות, כלים וטריקים לניהול המידע האישי ו/או העסקי שלנו בעידן הדיגיטלי, ליצירת סדר ובהירות במידע הקשור לכל תחום של חיינו - בריאות, חשבונות, תמונות וסרטונים, עבודה, סיסמאות, לימודים, ילדים, פיננסים, אנשי קשר, ממורביליה, פרוייקטים וכו.
הקבוצה היא עבור אנשים שחשוב להם למצוא את המידע האישי שלהם מהר, שאוהבים שהקבצים מסודרים ולא מבוזרים, שמבינים שלפעמים מה שהכי "יעיל" (מהיר) - הוא לא בהכרח הכי אפקטיבי בטווח הארוך, שרוצים ללמוד את מה שהחברות הגדולות בתחום המידע פחות רוצות שנבין ובזכות זה להפעיל שיקול דעת בבחירת התהליכים והכלים. הרעיון הוא לאמץ כלים פשוטים יחסית, ללא מורכבות טכנולוגית. מקום שבו נלמד אחד מהשני, וניישם.