אני פוגשת לא מעט המלצות בקבוצות שונות על שימוש בוואטסאפ ככלי לטובת סדר וארגון אישי, במיוחד על ידי שימוש בקבוצות אישיות לשם כך, כאשר כל קבוצה היא עבור נושא שונה. כשאני מגיבה שלא הייתי סומכת על וואטסאפ ככלי ראשי למטרה זו, אני לא זוכה לאהדה רבה. כמובן שהאלטרנטיבה אינה שימוש במחברת, יש כלים רבים וטובים. אבל, נשארתי עם שתי תהיות בעניין - אולי אני טועה? ואם אני לא טועה - מדוע אנשים בכל זאת משתמשים בוואטסאפ לסדר וארגון אישי?
אז פניתי לידידי ChatGPT ושיתפתי איתו את התהיות שלי.
הנה לפניכם השיחה שלי איתו (מתורגמת מאנגלית). השתדלתי לנסח את השאלות שלי בצורה הכי אובייקטיבית שאפשר. התמוגגתי מהנימוס והידע שלו, בטוחה שגם אתם תהנו (וכמובן שהיה עוד יותר נחמד לגלות שהחשיבה שלי ושלו דומה מאד בעניין זה....)
דבי
האם WhatsApp הוא כלי טוב וחזק (robust) לארגון מידע אישי?
ChatGPT
וואטסאפ מיועדת בעיקר כאפליקציית הודעות, ולמרות שהיא מאפשרת למשתמשים לשתף טקסט, תמונות, סרטונים ומדיה אחרת, ייתכן שהיא לא הכלי החזק ביותר לארגון מידע אישי בצורה מובנית.
הנה כמה שיקולים:
1. מיקוד בהודעות: וואטסאפ מתרכזת סביב תקשורת והעברת הודעות. אמנם יש לו תכונות כמו צ'אטים קבוצתיים והיכולת לשתף מדיה, אבל חסרים לו את הכלים הארגוניים המקיפים שנמצאים באפליקציות ייעודיות לרישום הערות או ניהול משימות.
2. תכונות ארגון מוגבלות: WhatsApp מספקת תכונות ארגוניות בסיסיות כמו היכולת לסמן הודעות בכוכב לעיון מהיר או להשתמש בפונקציית החיפוש כדי למצוא מידע ספציפי. עם זאת, הוא אינו מציע תכונות כמו תיקיות, תגים או אפשרויות מיון מתקדמות הנפוצות בכלים ארגוניים ייעודיים. (הערה שלי: בוואטסאפ ביזנס יש תגים).
3. אבטחה ופרטיות: וואטסאפ שמה דגש חזק על הצפנה מקצה לקצה להודעות, מה שמועיל לפרטיות. עם זאת, מיקוד זה עשוי להגביל את סוגי המידע שברצונך לאחסן בפלטפורמה, מכיוון שחלק מהנתונים עשויים שלא להיות מאובטחים כמו שהם יהיו בכלי מיוחד המיועד לאחסון מידע.
4. ממוקד במדיה: בעוד וואטסאפ מאפשרת שיתוף של מידע מבוסס טקסט, היא מכוונת במיוחד לשיתוף מדיה. זה עשוי להפוך אותו לפחות מתאים לארגון הערות מפורטות, רשימות מטלות או מידע אחר עתיר טקסט.
5. שילוב עם אפליקציות אחרות: WhatsApp עשויה שלא להשתלב בצורה חלקה עם אפליקציות או שירותים אחרים לפרודוקטיביות בהשוואה לכלים שתוכננו במיוחד לניהול מידע אישי.
אם את מחפשת כלי שתוכנן במיוחד לארגון מידע אישי, אולי תשקלי להשתמש ביישומים ייעודיים כמו אפליקציות לרישום הערות (למשל, Evernote, OneNote), כלים לניהול משימות (לדוגמה, Todoist, Microsoft To Do) או אפליקציות סדר אחרות המספקות סט מקיף יותר של תכונות לניהול ואחזור מידע. כלים אלה מציעים לרוב מבנים טובים יותר, אפשרויות התאמה אישית ויכולות אינטגרציה לארגון אישי.
דבי
אחלה תשובות. אבל אני חושבת שהתעלמת מסיבה נוספת שגורמת לוואטסאפ לא להיות כלי חזק לארגון מידע אישי - אפשר די בקלות להיחסם ע"י וואטסאפ. מה אתה חושב על זה?
ChatGPT
את צודקת, ואני מעריך את התוספת שלך. ל-WhatsApp, כמו פלטפורמות רבות אחרות להעברת הודעות חברתיות, יש תנאי שירות והנחיות קהילתיות שמשתמשים אמורים לעמוד בהן. הפרת תנאים אלה עלולה לגרום לאיסור או הגבלה של חשבון. זה שיקול חשוב כשחושבים על שימוש ב-WhatsApp לארגון מידע אישי.
אם משתמש מסתמך במידה רבה על WhatsApp לצורך ארגון ותקשורת אישית ולאחר מכן עומד בפני איסור, זה עלול להוביל לאובדן גישה לנתונים חשובים ולשיבוש בתקשורת. יתרה מכך, האיסור עשוי להיות מופעל על ידי גורמים שונים, כולל פעילויות חשודות, הפרת תנאי שירות, או אפילו סומן בטעות כמפר מדיניות.
עבור מידע אישי וצורכי ארגון קריטיים, בדרך כלל מומלץ להשתמש בכלים ושירותים ייעודיים שתוכננו במיוחד למטרות אלו. זה עוזר להפחית את הסיכון של שיבושים בלתי צפויים ומבטיח שהנתונים שלך מאוחסנים בצורה מאובטחת וניתן לגשת אליהם בצורה מהימנה.
דבי
אז למה לדעתך כל כך הרבה אנשים בכל זאת משתמשים בוואטסאפ למטרה זו? האם זו בורות? עַצלוּת?
ChatGPT
מספר גורמים תורמים לשימוש הנרחב בוואטסאפ לארגון אישי, למרות שזה אולי לא הכלי החזק ביותר למטרה זו. הנה כמה סיבות:
נוחות: WhatsApp היא אפליקציית הודעות בשימוש נרחב, ואנשים רבים כבר מכירים את הממשק שלה. מכיוון שזה כבר חלק משגרת התקשורת היומיומית שלהם, ייתכן שלמשתמשים יהיה נוח להשתמש בה גם לרישום הערות בסיסי, רשימות או תזכורות אישיות.
היכרות: לעתים קרובות אנשים נצמדים לכלים שהם מכירים, במיוחד אם הם משרתים את הצרכים הבסיסיים שלהם. הפופולריות של WhatsApp כאפליקציית הודעות עשויה להוביל אנשים להשתמש בה למשימות מעבר לתקשורת פשוטה.
נגישות: WhatsApp זמין במספר פלטפורמות, כולל סמארטפונים ודפדפני אינטרנט, מה שהופך אותה לנגישה במכשירים שונים. נגישות זו מקלה על המשתמשים לגשת להערות או לרשימות שלהם בכל מקום שבו הם נמצאים.
שילוב מדיה: WhatsApp מאפשרת למשתמשים לשתף בקלות תמונות, סרטונים והודעות אודיו. תכונה זו עשויה להיות מושכת עבור אלה שרוצים לכלול תוכן מולטימדיה במאמצי הארגון האישיים שלהם.
רשת חברתית: מכיוון ש-WhatsApp היא בעיקר אפליקציית הודעות חברתיות, למשתמשים ייתכן שיהיה נוח לקיים הן את התקשורת האישית והן את הארגון הבסיסי שלהם בפלטפורמה אחת, במיוחד אם הם מרבים לשתף מידע עם חברים או משפחה.
חוסר מודעות: ייתכן שחלק מהמשתמשים לא מודעים לכלי ארגון אישיים ייעודיים או שלא יבינו את המגבלות של שימוש באפליקציית הודעות למטרה זו.
זו לא בהכרח בורות או עצלות, אלא שילוב של היכרות, נוחות וחוסר מודעות לגבי כלים אלטרנטיביים מיוחדים יותר לארגון אישי. ככל שאנשים הופכים מודעים יותר ליכולות של אפליקציות ארגוניות ייעודיות, הם עשויים לבחור להשתמש בהן לניהול יעיל ואפקטיבי יותר של מידע אישי.
דבי
אילו כלים הם הטובים ביותר למטרה זו לדעתך ומנסיונך?
ChatGPT
בחירת הכלי הטוב ביותר לארגון אישי תלויה בהעדפות האישיות, בצרכים ובסוג המידע שברצונך לנהל. הנה כמה כלים פופולריים ומוערכים מאוד לארגון אישי, רישום הערות וניהול משימות:
1. Evernote:
אפליקציה רב-תכליתית לרישום הערות המאפשרת לך ללכוד ולארגן רעיונות בפורמטים שונים, כולל טקסט, תמונות ואודיו. היא מציעה תכונות כמו מחברות, תגים ויכולות חיפוש חזקות.
2. OneNote:
מדובר במחברת דיגיטלית המאפשרת לך לארגן מידע במבנה היררכי. זה משתלב היטב עם אפליקציות אחרות של Microsoft Office ומאפשר רישום הערות בשיתוף פעולה.
3. Todoist:
היא אפליקציית ניהול משימות שעוזרת לך לארגן ולתעדף את רשימות המטלות שלך. זה ידוע בפשטות, גמישות ויכולת סנכרון בין מכשירים שונים.
4. Notion:
זוהי סביבת עבודה "הכל באחד" המשלבת רישום הערות, ניהול משימות ושיתוף פעולה. הוא משתמש במערכת מבוססת בלוק, המאפשרת לך ליצור דפים עם מגוון סוגי תוכן.
5. Trello:
כלי חזותי לניהול פרויקטים המשתמש בלוחות, רשימות וכרטיסים כדי לעזור לך לארגן משימות ופרויקטים. זה שימושי במיוחד למי שמעדיף גישה ויזואלית ושיתופית.
6. Google Keep:
אפליקציה פשוטה לרישום הערות שמסתנכרנת בצורה חלקה עם שירותי Google אחרים. זה נהדר להערות, רשימות ותזכורות מהירות.
7. Apple Notes:
אם אתם נמצאים במערכת האקולוגית של Apple, אפליקציית Notes היא אפשרות פשוטה לארגון הערות, תמונות ורשימות תיוג. זה משולב במכשירי iOS ו-macOS.
8. Bear:
אפליקציה לרישום הערות המיועדת לכותבים ויצירתיים. הוא כולל ממשק נקי, תמיכה ב-Markdown וארגון באמצעות תגים ותגים מקוננים.
9. MindMeister:
אם אתה מעדיף מיפוי מחשבות לארגון המחשבות שלך, MindMeister הוא כלי רב עוצמה המאפשר לך ליצור, לשתף ולשתף פעולה במפות חשיבה.
10. Any.do:
אפליקציית ניהול משימות עם דגש על פשטות ועיצוב ידידותי למשתמש. הוא כולל תכונות כמו משימות, תזכורות ותצוגת לוח שנה.
כלים אלה מציעים מגוון תכונות ומתאימים לסגנונות ארגוניים שונים. כדאי לחקור כמה כדי למצוא את זה המתאים ביותר להעדפות ולזרימת העבודה שלך.
דבי
אפשרויות מעניינות. מה לגבי קבצים ותיקיות בסביבת ענן כמו Dropbox או Google Drive?
ChatGPT
שימוש בשירותי אחסון בענן כמו Dropbox או Google Drive לארגון קבצים ותיקיות היא גישה מצוינת, במיוחד אם את צריכה לנהל ולגשת למסמכים, תמונות וקבצים אחרים במספר מכשירים. הנה סקירה קצרה של כל אחד מהם:
1. Dropbox:
- חוזק:
- ממשק ידידותי למשתמש.
- סנכרון קבצים חלק בין מכשירים.
- תכונות שיתוף פעולה, המאפשרות שיתוף קבצים ושיתוף פעולה בזמן אמת במסמכים.
- היסטוריית גרסאות ואפשרויות שחזור קבצים.
- אינטגרציה עם אפליקציות צד שלישי שונות.
- שיקולים:
- מגבלות אחסון בחינם, עם אחסון נוסף זמין באמצעות תוכניות מנוי.
- תכונות מתקדמות מסוימות עשויות לדרוש מנוי בתשלום.
2. Google Drive:
- חוזק:
- אינטגרציה עם אפליקציות Google Workspace (Docs, Sheets, Slides).
- תכונות שיתוף פעולה עם עריכה והערה בזמן אמת.
- אחסון נדיב בחינם (15 GB) ואפשרויות לאחסון נוסף באמצעות תוכניות מנוי.
- יכולות חיפוש עוצמתיות.
- היסטוריית גרסאות ושחזור קבצים.
- שיקולים:
- גישה לא מקוונת מוגבלת לקבצים ללא תצורות ספציפיות.
- תכונות Google Workspace עשויות להיות בולטות יותר עבור משתמשים במערכת האקולוגית של Google.
שימוש בשירותי אחסון בענן הוא דרך מצוינת לשמור על ארגון הקבצים שלך, וגם Dropbox וגם Google Drive מציעים תכונות העונות על צרכים אישיים ושיתופיים. את יכולה ליצור תיקיות כדי לסווג סוגים שונים של קבצים, להשתמש בתגים או תוויות לארגון נוסף, ולשתף בקלות קבצים עם אחרים.
הבחירה בין Dropbox ל-Google Drive תלויה לרוב בצרכים הספציפיים שלך, בזרימות העבודה הקיימות ובהעדפה לחבילת השירותים הנוספים שכל פלטפורמה מספקת. משתמשים רבים מוצאים הצלחה באמצעות שילוב של אחסון בענן לקבצים וכלי ארגוני ייעודי (כגון אפליקציה לרישום הערות או מנהל משימות) לניהול מידע שאינו מבוסס קבצים.
דבי
תודה, נהניתי מאוד לשוחח איתך על הנושא הזה, במיוחד מכיוון שאנו חולקים את אותה גישה!
ChatGPT
אין בעד מה! אני שמח שנהנית מהשיחה שלנו, ואני מעריך את המשוב החיובי שלך. אם יש לך אי פעם שאלות נוספות או אם יש משהו אחר שאוכל לעזור לך בו, אל תהססי לפנות. ארגון שמח ויום נפלא!
לקבלת מתנה ממני שתעזור להתחיל לעשות סדר במידע הדיגיטלי שלך -
ויש גם קבוצה בפייסבוק שמתאימה בול לך - ניהול מידע אישי/עסקי בעידן הדיגיטלי.
מרחב לדיון בשיטות, כלים וטריקים לניהול המידע האישי ו/או העסקי שלנו בעידן הדיגיטלי, ליצירת סדר ובהירות במידע הקשור לכל תחום של חיינו - בריאות, חשבונות, תמונות וסרטונים, עבודה, סיסמאות, לימודים, ילדים, פיננסים, אנשי קשר, ממורביליה, פרוייקטים וכו.
הקבוצה היא עבור אנשים שחשוב להם למצוא את המידע האישי שלהם מהר, שאוהבים שהקבצים מסודרים ולא מבוזרים, שמבינים שלפעמים מה שהכי "יעיל" (מהיר) - הוא לא בהכרח הכי אפקטיבי בטווח הארוך, שרוצים ללמוד את מה שהחברות הגדולות בתחום המידע פחות רוצות שנבין ובזכות זה להפעיל שיקול דעת בבחירת התהליכים והכלים. הרעיון הוא לאמץ כלים פשוטים יחסית, ללא מורכבות טכנולוגית. מקום שבו נלמד אחד מהשני, וניישם.