אנשי קשר - CONTACTS - הם אחד הנכסים הכי חשובים שלנו (כי, איך אומרים - IT'S WHO YOU KNOW, NOT WHAT YOU KNOW) - אך רובנו לא מנהלים את המידע הזה בצורה הנכונה, בטלפונים שלנו. מספר טיפים שלי לניהול נכון של אנשי קשר בטלפון (אנדרואיד).
לשמור או לא לשמור? לשמור! - אם יש התלבטות האם לשמור את אותו איש קשר או לא - אז שומרים. הטלפונים שלנו מסוגלים לאחסן אלפי אנשי קשר (זה תופס ממש מעט מקום בזכרון), כאשר המגבלה בגוגל היא 25000 קונטאקטס - שזה המון עבור רוב בני האדם (ואני לא מתכוונת לרשימות דיוור כי לא לזה נועדו אפליקציות "אנשי קשר"). אחת הסיבות להתלבטות היא הוואטסאפ - המאפשר לנו להתכתב עם מספרי טלפון ללא צורך באחסון. אז לא נאחסן איש קשר רק אם אנחנו בטוחים ב 200% שאותו איש (אשת) קשר לא משמעותיים לנו בשום אופן וגם לא בעתיד.
שם - אני מאמינה שצריך לכבד אנשים ולשמור אותם בשמם המלא: שם פרטי ושם משפחה. בטח לא רק "אתי השכנה" או "רחל אמא של יוסי". הפרטים הנוספים האלו גם הם חשובים, אך קודם כל שמם המלא. לא מצאתי שזה משנה (טכנית) אם נכניס לשדה "שם פרטי" רק את השם הפרטי או גם את שם המשפחה, או שנקפיד להפריד בין השדות. דווקא בגלל שזה לא משנה, עדיף להשתמש בשדה "שם פרטי" עבור שם פרטי + שם משפחה, ובשדה "שם משפחה" עבור תיאור המתאים לנו - אך גם להם. לדוגמא - אם מישהי מהבניין שלי היא גם שכנה מדירה X קומה Y והיא גם אמא של חבר של הבן שלי והיא גם בעלת מקצוע מסוים - כל אלו פרטים שחשוב עבורי לדעת לגביה. אז איך כדאי להכניס את כל הפרטים האלו? הפתרון שלי הוא לחשוב איך הייתי רוצה שיעבירו אותי כ CONTACT בוואטסאפ. והתשובה לרוב תהיה - השם המלא שלי + המקצוע שלי. כל השאר הוא אקסטרה. נכון שלא תמיד אנחנו יודעים את הפרט הזה, אך במידה שכן - בואו נעשה זאת. אז נמשיך בדוגמא של השכנה שלי, אשמור אותה כך: אתי לוי (בשדה "שם פרטי"), פדיקור+לק ג'ל, דירה 4 קומה 11 הרצל 3 (בשדה "שם משפחה"). את שאר הפרטים ארשום ב NOTES.
כתובת אימייל - בעידן הוואטסאפ התרגלנו שרוב התקשורת שלנו היא דרכו, מה שמייתר קצת את כתובת המייל. אבל, היא עדיין חשובה לתיאום פגישות ביומן (עדיין אין אפשרות לעשות זאת רק על בסיס מספר טלפון או קישור - מניחה שאלו יקרו בקרוב). לכן, אני ממליצה בחום לבקש ולשמור גם את כתובת הדואל, כמובן בשדה הייעודי לכך.
נוטס NOTES - האזור הזה הוא אחד החביבים עלי, כי כאן אפשר להכניס את כל מה שאין לו שדה מוגדר, והמידע הזה עולה כאשר עושים חיפוש באנשי הקשר לפי אותן מילים . זה המקום לרשום "אמא של ים, ז3" או כל דבר אחד (מומלץ להימנע מכינויים שליליים או סודיים כמובן...).
פרטים אחרים - תאריכים חשובים, מידע לגבי עבודה WORK INFO, מערכות יחסים RELATIONSHIS - לשיקולכם.
קבוצות - זה כנראה אחד הפיצ'רים הכי פחות מוכרים ומובנים, והוא דווקא שימושי מאד. לא מעט בעלי מקצוע רושמים את המילה "לקוח" או "מטופלת" או "מתעניין" בשדות השמות, כדי לזהות אותם ככאלו עבור עצמם. זה בסדר, כל עוד לא נשלח את ה CONTACT הזה בצורה כזו למישהו אחר. תחשבו כמה זה יכול להיות מביך, ואפילו נוגד הסכמי סודיות. לכן, ההמלצה שלי היא לא להצמיד את המילים האלו. ואם אתם בכל זאת רוצים לעשות זאת - אז תשלחו את הפרטים של אותה מטופלת לא כ CONTACT אלא תכתבו בהודעה את שמה ומספר הטלפון שלה (לא נח אמנם אבל עדיף על להביך). הפתרון היותר אלגנטי שאני מציעה הוא - להכניס את הלקוחות/מטופלים/מתעניינים שלנו ל"קבוצה" באפליקציית אנשי הקשר. קחו בחשבון שאיש קשר עשוי להתאים ליותר מקבוצה אחת - נניח לקבוצת "לקוחות",וגם לקבוצה "שכנים מבניין הרצל 3", וגם קבוצה של "חברים של יוני". הרבה פחות מאד מסורבל לעבוד ככה מאשר להוסיף את כל ההקשרים האלו בשדות של השמות או אפילו ב NOTES. פיצ'ר נחמד של קבוצות הוא שאפשר להגדיר רינגטון ספציפי לכל קבוצה! (זה כמובן רלבנטי לכאלו שהטלפון שלהם לא על שקט כל הזמן...כמוני). והנה עוד אחד - אפשר לשלוח אימייל בקליק אחד (בערך) לכל החברים בקבוצה. כמובן שבשביל שזה יעבוד, צריך להכניס כתובת אימייל כששומרים את איש הקשר (ר' נקודה 3 לעיל). כנ"ל עם סמסים - אפשר לשלוח הודעת סמס בקליק אחד לכל החברים בקבוצה. פחות שימושי אצלנו (בגלל השכיחות של הוואטסאפ) אבל זה לא ככה בכל העולם. והנה פיצ'ר אחרון - אפשר בקליק או שניים למחוק הרבה אנשי קשר, הנמצאים כולם בקבוצה אחת. מסוכן קצת, אבל עשויים להיות מקרים שזה שימושי. רשימה של כל הקבוצות שיצרנו אפשר למצוא ברשימת אנשי הקשר בטלפון, מתחת ל"מועדפים". לוחצים על המילה GROUPS ותפתח רשימה של כל הקבוצות.
הבדלים וקשר בין GOOGLE CONTACTS ו ANDROID CONTACTS:
אנשי קשר של גוגל GOOGLE CONTACTS הוא שירות ניהול אנשי קשר מבוסס ענן שמסופק על ידי גוגל. הוא נגיש דרך ממשק אינטרנט במחשב או כאפליקציה עצמאית במכשירי אנדרואיד. כאשר יוצרים או עורכים אנשי קשר במכשיר האנדרויד ונכנסים עם חשבון הגוגל, אנשי הקשר האלה בדרך כלל מסתנכרנים עם חשבון אנשי הקשר של חשבון הגוגל שלנו באופן אוטומטי. גם דרך ממשק זה אפשר ליצור קבוצות (כאן הם נקראים LABELS), ובנוסף גם למזג כפילויות.
אנשי קשר של אנדרואיד ANDROID CONTACTS מתייחס לאפליקציית אנשי הקשר המובנית במכשירי אנדרואיד, שבה אפשר להציג ולקיים אינטראקציות עם רשימת אנשי הקשר שלנו. אפליקציה זו אחראית על הצגת אנשי הקשר ומשימות כמו ביצוע שיחות, שליחת הודעות טקסט וניהול פרטי איש קשר במכשיר האנדרואיד. אפליקציה זו מציגה אנשי קשר המאוחסנים באופן מקומי במכשיר, כמו גם אנשי קשר שסונכרנו מחשבון אנשי הקשר בגוגל.
כאשר מוסיפים או עורכים איש קשר במכשיר האנדרואיד, יש אפשרות לשמור אותו בחשבון הגוגל שלנו או באחסון המקומי של המכשיר. אם נבחר לשמור אותו בחשבון הגוגל, הוא יסונכרן עם אנשי הקשר של גוגל. שזו האופציה העדיפה ובדרך כלל גם ברירת המחדל.
כל שינוי שנבצע באנשי הקשר ב Google Contacts (דרך ממשק האינטרנט או אפליקציית אנשי הקשר של גוגל) יסונכרן גם עם אפליקציית אנשי הקשר של מכשיר האנדרואיד שלנו, ויבטיח שפרטי אנשי הקשר שלנו יהיו עקביים בכל המכשירים.
אם יש לנו מספר מכשירי אנדרואיד המקושרים לאותו חשבון גוגל, אנשי הקשר שלנו יסונכרנו בין כולם, מה שיאפשר לנו לגשת לאותה רשימת אנשי קשר ולעדכונים בכל מכשיר.
הפוסט היה מעניין? עזר לך? אשמח לדעת!
ויש גם קבוצה בפייסבוק שמתאימה בול לך - ניהול מידע אישי/עסקי בעידן הדיגיטלי.
מרחב לדיון בשיטות, כלים וטריקים לניהול המידע האישי ו/או העסקי שלנו בעידן הדיגיטלי, ליצירת סדר ובהירות במידע הקשור לכל תחום של חיינו - בריאות, חשבונות, תמונות וסרטונים, עבודה, סיסמאות, לימודים, ילדים, פיננסים, אנשי קשר, ממורביליה, פרוייקטים וכו.
הקבוצה היא עבור אנשים שחשוב להם למצוא את המידע האישי שלהם מהר, שאוהבים שהקבצים מסודרים ולא מבוזרים, שמבינים שלפעמים מה שהכי "יעיל" (מהיר) - הוא לא בהכרח הכי אפקטיבי בטווח הארוך, שרוצים ללמוד את מה שהחברות הגדולות בתחום המידע פחות רוצות שנבין ובזכות זה להפעיל שיקול דעת בבחירת התהליכים והכלים. הרעיון הוא לאמץ כלים פשוטים יחסית, ללא מורכבות טכנולוגית. מקום שבו נלמד אחד מהשני, וניישם.