יומן גוגל

עודכן ב: מאי 14


מודה שלקח לי זמן לנטוש את היומן המודפס, אבל ברגע שהתרגלתי, לא הבנתי איך לא עברתי ליומן גוגל כבר לפני שנים ("יומן גוגל" זה שם קוד שלי לכל יומן דיגיטלי, אני פשוט משתמשת ביומן גוגל). היומן הזה ממש עוזר לי לשמור על סדר, להתפקס, ולמצוא דברים מהר.


במשרד שלי אני עובדת עם 2 מסכי מחשב, ויומן הגוגל תמיד פתוח על המסך הגדול, לצד הוואצאפ ווב שגם הוא פתוח כל הזמן (מלבד בזמן פגישות). אני מכניסה ליומן זה כל מה שהינו hard stop - ארוע המחויב להתקיים במועד מסוים: פגישות שקבעתי עם לקוחות או עם קולגות, עם אורחים הבאים להתראיין בפודקאסט, הרצאה שאני מעבירה, בדיקה רפואית, תשלום שחייב להתבצע ביום מסוים וכו'.


אני שולחת ללקוחות פגישות ישר מהיומן, עם כל הפרטים הקשורים לפגישה (קישור לפגישת הזום או כתובת המשרד שלי עם לינק ל waze + הנחיות לגבי חניה, מה יש להביא לפגישה).


אני מכניסה גם כל ארוע הקשור לילדים שלי. לדוגמא, מכניסה ב repeat את אימוני הספורט הקבועים שלהם לכל השנה, את שעות סיום בית הספר, שיעורים פרטיים, מבחנים, תורים לרופאים. לכל ילד יש "צבע" משלו, כמו גם לבעלי. את כל ה"ארועים" האלו אני שולחת גם ליומנים שלהם.


הגדרתי צבעים ייעודיים גם לעבודה, רפואי, פנאי, כושר, אמא שלי.


משימות אני כמעט ולא מכניסה ליומן, למעט אם אני מחליטה בתחילת השבוע לסגור לעצמי בלוק זמן ביום מסוים לביצוע משימה מורכבת, כזו הדורשת ריכוז לכמה שעות אבל שאין לי מחויבות חיצונית הקשורה אליה, ושאני יודעת שאם לא אסגור בצורה כזו, יש סיכוי גבוה שבאותו יום אתן לדברים אחרים להשתלט לי על הלו"ז. לדוגמא - כתיבת פוסט לבלוג, הקלטת פרק בפודקאסט, עריכת הפודקאסט וכו'. את המשימות אני מנהלת באפליקציה נפרדת לניהול משימות - TODOIST. אכתוב עליה בקרוב, כולל הסבר מדוע יומן אינו המקום המתאים לניהול משימות.


אחד הדברים השימושיים ביותר בעייני ביומן דיגיטלי הינו האפשרות לבצע "חיפוש". אני, כמו רוב האנשים, לא זוכרת בעל פה מתי עשיתי משהו, אבל ב 2 קליקים ביומן אני מוצאת מתי זה התרחש או יתרחש עתידית. וכך אני יכולה להחליט, למשל, אם הגיע הזמן לקבוע את אותו "ארוע" שוב: לוחצת על זכוכית המגדלת, מגדירה מילה הקשורה למה שאני מחפשת (איך שנראה לי הכנסתי את הארוע ליומן - לדוגאמ - גבות, שיניים, מספרה, או שם של לקוחות) ו enter. מיד עולה רשימה של כל הארועים שרשמתי בהם את המילה הזו. אני משתדלת כמובן להכניס ארוע עם מילים מתאימות ולא עם קודים או קיצורים. לפי הפעם האחרונה שהבן שלי הסתפר למשל, אני מחליטה אם הגיע הזמן לקבוע לו שוב או שאפשר לחכות קצת.


דברים שאני בודאות לא רוצה לשכוח לעשות בעוד מספר חודשים, מיד בסיום הארוע הנוכחי, אני מכניסה לעצמי "ארוע" קביעת תור כחודש לפני המועד הרצוי: תור לשיננית, לכירורגית שד, לרופא נשים, רופא עור וכו (לי ולשאר בני ביתי כמובן).


ביומן גוגל, מלבד ארועים, יש גם "משימות" ו"תזכורות". תזכורות אוטומטית גולשות ליום הבא וכן הלאה עד שמסמנים אותן כמבוצעות ואז הן נעלמות לגמרי מהיומן. זה עשוי להיות שימושי לדברים שאין חובה לעשות אותם ביום מסוים, אבל היינו רוצים להפסיק אותם. משימה כן נשארת אחרי שסומנה כבוצעה, אך לא גולשת מיום ליום.

אבל - תזכורות ומשימות, את שתיהן אי אפשר למצוא בחיפוש 😔. וזו אחת הסיבות, חברים, שהיומן שלי מוקדש כמעט אך ורק ל"ארועים".


היומן של גוגל אינו חף מדברים קטנים ומרגיזים, מקווה שגוגל יודעת ומטפלת. למשל:

שמות הצבעים - מי יכול לזכור שהגדרתי ארועים רפואיים כצבע "טווס"?? אני בטח לא. טוב היה לו גוגל היו מאפשרים לרשום "רפואי" במקום או בנוסף לשם הצבע.

יש מספר הבדלים בין היומן ב web לבין זה באפליקציה לטלפון, מעבר להבדלי נראות. למשל: בטלפון אפשר להגדיר משהו כמשימה (TASK), ארוע (EVENT), תזכורת (REMINDER), מטרה (GOAL), או "מחוץ למשרד" (OUT OF OFFICE), בעוד ב web אפשר רק ארוע, משימה ותזכורת.


נחשפתי להרגל מוזר מאד, שאין לי מושג מי המציא אותו, ולטעמי הוא מטופש ממש: אחרי שפגישה התקיימה - מוחקים את הפגישה מהיומן. אני מניחה שהלוגיקה שהובילה להרגל זה היא התייחסות לארועי היומן כסוג של רשימת משימות. אז "ברגע שהפגישה התקיימה - המשימה הושלמה, אז בוא נמחוק אותה מ"הרשימה"". זה באמת מטופש, כי היומן זה בדיוק זה - יומן, סוג של היסטורייה של איפה הייתי ומה עשיתי, וממש לא רשימת משימות. המנעו מהרגל זה בבקשה.


אגב - אני עדיין משתמשת ביומן רגיל, יומן שבועי קטן, כי אני חייבת לפי חוק לרשום את הפגישות שלי עם לקוחות ביומן מסוג זה (דרישות של רשות המסים) - זה בעצם השימוש היחיד שאני עושה בו (לפעמים גם לראות בבת אחת את כל מועדי ישראל).


אם יש לכם טיפים בעניין סדר בעזרת יומן גוגל - אשמח שתכתבו לי, ללמוד ואולי ליישם!

איך יומן גוגל עוזר לי להיות פרודוקטיבית ומסודרת
יומן גוגל - אי אפשר לחזור אחורה ליומן נייר

#גוגליומן

94 צפיות

פוסטים אחרונים

הצג הכול