איך מנהלים מידע מבתי הספר/הגנים של הילדים

בוקר אחד, בלחץ של ההתארגנויות לעבודה לגנים ולבתי הספר, את נזכרת שאיפשהו ראית משהו על מבחן שיש השבוע לילדה האמצעית. את שואלת אותה והיא לא זוכרת (טוב, נו, היא רק בכיתה ב), ואת מתחילה לחפש את לוח המבחנים שלה - אבל את לא זוכרת אם שלחו אותו בוואטסאפ, במייל, בדף מודפס או באפליקציה של בית הספר. פאדיחה לשאול בקבוצת ההורים של הכיתה.... וכשהילדה שואלת איפה החומר שהמורה שלחה למבחן, את נזכרת שהקובץ עדיין תקוע בהודעות בקבוצת הוואטסאפ מתחת לעשרות הודעות תודה ואימוג'יס אחרים. יום אחר, שולחים לך תזכורת שטרם שילמת לצהרון ל הקטן, אך את לא זוכרת איפה הטופס שעליך למלא כדי לשלם.

נשמע מוכר? ניהול מידע של הילדים שלנו בבתי הספר ובגנים הוא לא פחות מניהול ארכיון קטן אך פעיל. ללא שיטה ברורה - אנו טובעים במידע, מבזבזים זמן בחיפושים, מתפדחים כששואלים הורים אחרים או שוב את המורה, ולעתים גם מפספסים דברים חשובים.

איזה מידע בכלל מגיע אלינו?

• טפסים – אישורים רפואיים, חתימות, דרישות לתשלום.

• מערכת שעות, לוח מבחנים, ציונים – משתנים כל כמה חודשים, ודורשים עדכונים.

• הודעות שוטפות – מהמורה, מהגננת, מהוועד.

• אירועים חד-פעמיים – טיולים, ימי ספורט, הופעות, מסיבות.

• חומרי לימוד– דפי קריאה, רשימות ציוד, סיכומי שיעור.

• תשלומים - הורים, ועד כיתה, השאלת ספרים, לוקר.

• סיכומים - סיכום ידני שאנו עושים בזמן אסיפות הורים או ימי הורים.

  
  

בין אם יש לנו ילד אחד במערכת החינוך או יותר, הנושא הזה דורש תשומת לב, ויותר מכך - דורש ניהול מסודר. כי יש סוגי מידע שכדאי מאד שנשמור באופן זמין ולתקופה ארוכה, כי סביר מאד שנצטרך אותו בשלוף בעתיד.

למה זה לא כזה פשוט?

• פיזור – כי בימינו (בניגוד לעבר) המידע עשוי להגיע ממספר ערוצים: וואטסאפ, מייל, דפים בתיק, אפליקציה ואו אתר של בית הספר, סיכומים שלנו.

• חוסר אחידות/כפילויות - כל מוסד משתמש בפלטפורמה אחרת או במספר פלטפורמות במקביל.

• עומס – עשרות הודעות ביום, המון מהן לא רלוונטיות.

• חוסר נגישות – בן/בת הזוג לא מוצאים את מה שכבר שמור אצלנו, והכול תלוי באדם אחד.

• חוסר תיעוד - הודעה חשובה נעלמת בצ’אט, טופס נייר לא צולם ונשמר - נעלם.

בלי שיטה מסודרת, הדברים נופלים בין הכיסאות – ואז מגיעים רגעי הפאניקה: הילד בלי חולצה לבנה בטקס, או בלי תשלום לטיול.

ארבעה עקרונות לניהול נכון

1. נקודת איסוף מרכזית אחת מחליטים שכל מסמך חשוב - דיגיטלי או סרוק - נשמר במקום אחד בלבד. ההמלצה שלי היא תיקייה בענן. כמובן שלא נתייק כל מייל או הודעת וואטסאפ (כצילום מסך), יש להפעיל שיקול דעת.

2. תיוק דיגיטלי ובמבנה קבוע העדיפות היא ליצור תיקייה לכל ילד (בענן), עם תתי־תיקיות לפי סוג המוסד ובתוכו - לפי שנים ו/או כיתה. כך אפשר למצוא דברים בזריזות כשצריך. לדוגמא: בית ספר יסודי => כיתה א 2014-2015, כיתה ב 2015-2016 וכו'.

3. שקיפות ושיתוף לא רק הורה אחד יודע מה קורה – גם בן/בת הזוג יודעים. אפשר לשתף תיקייה או לוח שנה. כשהילדים גדלים - לוודא שהם יודעים לגשת לחומרים בעצמם דרך המחשב שלנו.

4. משימות לתאריך מסוים מכניסים לקלנדר הדיגיטלי מיד (מבחנים, טיולים, אסיפות הורים, יום הורים, חולצה לבנה וכו).

   
   

   וכמובן לא רק לשמור, אלא גם לעדכן. טופס שהוגש - לסמן אותו ככזה (להוסיף את המילה - נשלח או הוגש בשם הקובץ, למשל). מערכת שעות שהשתנתה - הקובץ הישן מוחלף בחדש או שהחדש מקבל שם כגון - מערכת שעות מעודכנת ל...(תאריך ספציפי).

כלים פרקטיים שעובדים

• ענן (גוגל דרייב/דרופבוקס/מיקרוסופט ONE DRIVE) - מתייקים לשם מיד בתייקיה הייעודית, בין אם המידע הגיע דרך הוואטסאפ, המייל או מאפליקציית בית הספר. חשוב לוודא גישה לענן דרך הטלפון שלנו.

• לוח שנה דיגיטלי: כל מבחן, טיול או מסיבה נכנסים עם תאריך ותזכורת אם צריך (ומשתפים גם את בן הזוג והילד.ה, מגיל מסוים).

• סריקה מהירה בנייד: כל טופס נייר (למי שעדיין מקבלים כאלו...) נסרק מיידית ונשמר בתיקייה בענן.

• מיילים: מקבלים תווית עם שם בית הספר והילד ואחרי שקוראים את המייל ומטפלים בנושא המייל (תשלום, חתימה וכו), מעבירים את המייל לארכיון. אפשר שהענקת התווית תהיה אוטומטית.

• קלסר פיזי: מסמכי מקור חשובים (תעודות למשל) - לסרוק, לשמור בענן ואת המקור לתייק בקלסר ייעודי לכל ילד.

• וואטסאפ כיתתי: ממליצה לא למחוק הודעות ולהשתמש בפונקציית החיפוש לפני ששואלים על משהו שכבר פורסם שם.

• תמונות: נכון שאלו לעיתים קרובות "מכה" (כי שולחים עשרות תמונות - גרועות לרוב - מהטיול השנתי) אך ברור שנרצה לשמור את אלו שבהן מצולם הילד הפרטי שלנו. הפתרון שבו אני משתמשת נראה ככה:

  • תמונות וסרטונים מאירועים, טיולים שנשלחים בוואטסאפ - עולים מידיית לגוגל פוטוס (צריך להגדיר זאת שם) ואני גם מורידה אותם לגלריה בטלפון. משם אני בוחרת את אלו שבהם רואים את הילד שלי ושומרת אותן מיד לתת-תיקייה בתיקייה הייעודית בענן שלי. את השאר אני מוחקת מהגלריה (מזכירה שכולם נמצאים בגוגל פוטוס). כנ"ל לגבי תמונות מחזור.

  • תמונות וסרטונים שנשלחים כלינק לגוגלדרייב (בתיקיית Shared with Me) - עוברת על התמונות, מורידה ומתייקת בענן רק את התמונות שבהן נראה הילד שלי (לפעמים גם חברים שלו).

• ציונים מ"משוב": בסוף כל שנה אני נוהגת להוריד את הציונים בכל המקצועות מ"משוב" לקובץ אקסל שאני שומרת בתת-התיקייה הרלבנטית.

  
  

לסיכום

ניהול מידע של הילדים, ספציפית בנוגע ללימודים שלהם, זה לא רק "סדר וארגון", זה בעצם לנהל מערכת קטנה בבית. כשאנחנו יוצרים לעצמנו שיטה – אנחנו רגועים יותר, הילדים יודעים שיש על מי לסמוך ולומדים בעצמם את החשיבות של התנהלות בצורה כזו, ואין הפתעות של הרגע האחרון. הטיפ שלי: תבחרו כבר היום (לא בכדי הפוסט הזה עולה היום, יומיים לפני פתיחת שנת הלימודים תשפ"ו) נקודת איסוף אחת – ותחילו משם. כל השאר כבר ירוץ יותר חלק.

📬 רוצה עזרה בזה? אני כאן. שלחו לי הודעה דרך המייל. אני רואה גם מה שאתם (עדיין) לא רואים 😉

באהבה, דבי.