משימות הן פעולות שאנו צריכים או רוצים לעשות.
בכדי למקסם את הסיכויים שהמשימות יתבצעו (ויתבצעו היטב), רצוי לפתח או לאמץ שיטה או שיטות ל"ניהול משימות".
מדוע אני משתמשת במילה ה(כביכול) בומבסטית "ניהול" ולא במילה הפשוטה "ביצוע"? כי ביצוע זה רק שלב אחד מתוך תהליך שלם שצריך לעשות עם משימות, שכולל גם איסוף, תכנון, סיכום ושמירה.
תחום ביצוע או ניהול המשימות הוא עצום, רבים כותבים עליו ומלמדים אותו ויש המון אפליקציות ותוכנות שיכולות לעזור.
בפוסט הזה, אפרט איך אני עושה זאת. חשוב לי להבהיר שהשיטות שלי עובדות עבורי, לרוב הדברים בחיי ובעסק שלי, אך אלו אינם הכלים היחידים להם אני זקוקה כדי לסמן DONE על משימות. למשימות מסוימות אני צריכה לגייס לא מעט אמצעים אחרים כדי שהם יקרו - תמיכה מחברים/משפחה, עזרה מספקים בתשלום וכו'. וגם לי יש פרויקטים ו/או משימות שבהם אני תקועה או שבשלב מסוים אני מחליטה לוותר עליהם.
במהלך השנים ניסיתי לא מעט אפליקציות ותוכנות לניהול משימות, ומצאתי שמה שעובד הכי טוב בשבילי זה שילוב של מספר שיטות, כאשר חלק מהן כוללות את הכלי הידוע והאפקטיבי שמסייע להוציא לפועל את מרבית שלבי ניהול המשימות והוא - רשימות.
אלו השיטות (הכלים) בהן אני משתמשת לניהול משימות:
רשימה ידנית על דף A4, בטופס שיצרתי - עבור משימות לשבוע הקרוב.
אפליקציית משימות - למשימות לטווח רחוק יותר (לא השבוע).
יומן - עבור משימות שחייבות להתבצע במועד ספציפי.
אקסל - לפירוט משימות בתוך פרויקט מורכב.
אפרט על כל אחד מהשיטות/כלים האלו, לפי הסדר:
הטופס ל"משימות השבוע" הוא כלי התכנון והביצוע שלי לאותו שבוע. הוא עומד על סטנד בעמדת העבודה שלי והוא מול עיני כל הזמן. מעין "מסך" נוסף על שני צגי המחשב שעמם אני עובדת. בצורה כזו, אני לא צריכה לפתוח שום אפליקציה או עמוד בכרום, רק להסיט קצת את העיניים ולראות מה סימנתי כמשימות לביצוע היום.
בכל מוצא"ש אני מדפיסה טופס נקי, רושמת בו את המשימות לשבוע זה (מתוך שיטות 2,3,4) ומעבירה אליו משימות שלא הצלחתי לסיים השבוע.
שיבוץ משימה ליום מסוים מתבצע לפי הידע שלי לגבי עומס העבודה/חיים הצפוי לי ביום מסוים (ואת זה אני רואה ביומן) ולפי אורך המשימה הצפוי.
אני לא רושמת בו (וגם לא ביומן) דברים שגרתיים כגון הסעות ילדים, בישול ארוחת צהריים או כביסות.
בשורות העליונות אני משבצת משימות הקשורות לעסק (ללקוחות, שיווק, פיתוח עסקי, פיננסים וכו') ובשורות התחתונות - משימות אישיות ומשפחתיות. בראש העמוד אני רושמת את המטרות הראשיות שלי לשבוע זה (אחת או שתיים בלבד).
כל משימה שמתבצעת - מסומנת ב"וי".
לקראת סוף השבוע אני ממרקרת משימות שטרם ביצעתי ושחשוב לי לסיים אותן עוד השבוע.
לדעתי הכלי הזה עובד עבורי כי הוא פשוט, מול עיני כל הזמן, המשימות רשומות בכתב יד, ועצם העובדה שיש בו "רק" 25 שורות שומרת על מינון סביר של משימות לשבוע אחד.
אני שומרת את הדפים האלו לתקופה וזורקת אותם אחרי שכל המשימות הרשומות בהם בוצעו (או שהחלטתי לא לבצע אותן). אז עם זאת שאני מאמינה שמשימות הן גם מידע שצריך לנהל, לא צריך בהכרח לשמור את המידע הזה לעד! (גם לא לסרוק את הדפים).
מבחינת אפליקציית משימות - אני משתמשת ב TODOIST (בגרסה בתשלום, 15 שח לחודש). יצרתי בה 3 "פרויקטים" ואני משבצת משימות שאינן לשבוע זה, בתוך הפרויקט הרלבנטי: עסק, חיים, ומשימות ניהול מידע. במילים אחרות, אני יוצרת בה רשימות של משימות שאינן לשבוע זה. אני אוספת בה משימות ודברים שאני רוצה או צריכה לעשות בעתיד (כולל העתיד קרוב אך לא השבוע) גם כשאני לא ליד המחשב (דרך האפליקציה בנייד), כולל לינקים והסברים לעצמי מדוע אני רוצה לעשות את אותה משימה. הרגלתי את עצמי להיכנס לאפליקציה מדי יום, וכמובן כל מוצא"ש בזמן התכנון השבועי, ולסמן משימות שבצעתי.
היומן שלי (גוגל קלנדר) הוא "השליט" שלי. הוא מתריע לי מתי לצאת או להתכונן לפגישה או לשיחת טלפון עם מתעניינים או לתור או לאימון, חשבונות שצריך לשלם ביום מסוים, תרופה שצריך לקחת ביום/שעה מסוימת וכו'. וכך אני גם יודעת כמה זמן "חופשי" יש לי למשימות הרשומות בטופס השבועי. עוד על היומן שלי - בפוסט הזה.
האקסל מבחינתי הוא המקום לתכנון פרטני של פרויקטים מורכבים שיש בהם מספר גדול של משימות ותתי-משימות, כולל פרויקטים הכוללים תהליכים שחוזרים על עצמם (כגון הכנת פרק לפודקאסט וכמובן "ה"כלי לניהול פיננסי). אני מאד אוהבת את הגמישות שהוא מאפשר לי. אני מנסה מדי פעם מערכות אחרות לניהול פרויקטים (כגון ASANA שניסיתי לאחרונה) אך עדיין לא מצאתי סיבה מספקת עבורי ללמוד ולאמץ מערכת אחרת, אך לא פוסלת שימוש בכזו בעתיד, ויכול להיות שדווקא לך מערכת כזו עשויה להתאים מאד אז שווה לנסות.
אני חוזרת לתהליך "ניהול משימות" שפירטתי כאן בהתחלה: איסוף, תכנון, ביצוע, סיכום ושמירה. מתיאור השיטות שרשמתי כאן נראה לי שברור איך אני מבצעת את שלבים 1 עד 3. את שלבים 4 ו 5 (סיכום ושמירה) אני מבצעת לפי צורך בלבד. לדוגמא: המשימה - לשלוח הודעת מעקב למתעניין ששלחתי לו הצעה. אם הוא עונה שטרם החליט ומבקש שאעקוב שוב בעוד חודש - אז אני רושמת זאת באקסל מעקב לקוחות ומתעניינים שאני מנהלת, בשורה המיועדת למתעניין זה (בעמודה ספציפית שהגדרתי), ומכניסה תזכורת ביומן לעוד חודש מהיום. דוגמא נוספת: המשימה - ליצור קשר עם ספק לברר לגבי חיוב לא ברור בחשבונית. אם הבירור היה דרך וואטסאפ, אז אשים צילום/י מסך של התשובה בתיקיה של אותו ספק, שכוללת גם את החשבוניות מספק זה (בדרופבוקס).
אגב רשימות - הן ממש לא רק עבור משימות. ובדיוק עבור רשימות-שאינן-משימות אני משתמשת באפליקציית KEEP NOTES של גוגל. אתן דוגמאות של ה"פתקים" שאני שומרת בה, רבים מהם אכן כוללים רשימות, אבל לא של דברים שצריך לעשות, אלא יותר דברים שאני רוצה לזכור ו/או שאני רוצה בשלוף:
לינקים לנכסים הדיגיטליים שלי
בסיס למענה לתיוגים בפייסבוק
מחירון שלי לפגישות אד-הוק
מידות של פינות וחפצים שונים בבית (מיטות, מקרר, ספה, נישה מסוימת בחדר העבודה וכו')
פרטים חיוניים של בני המשפחה שלי (תאריכי לידה, סוגי דם, מספרי תעודות זהות וכו')
תאריכי תוקף של דרכונים, תעודות זהות ורישיונות
תפריטים לחגים
רשימת ספרים לקרוא
מסעדות ומלונות לנסות
תרופות קבועות של בני משפחה
כתובות של כל המקומות בהם גרתי אי-פעם (וממתי עד מתי)
שעות הצלצולים בבתי הספר של הילדים
כישורי חיים שילדים חייבים ללמוד (ועלינו ההורים לדאוג לכך)
נושאים לפודקאסט ולבלוג
ראשי תיבות נפוצים
האשטגים לפוסטים באינסטגרם
הפוסט היה מעניין? עזר לך? אשמח לדעת!
בהצלחה!
ויש גם קבוצה בפייסבוק שמתאימה בול לך - ניהול מידע אישי/עסקי בעידן הדיגיטלי.
מרחב לדיון בשיטות, כלים וטריקים לניהול המידע האישי ו/או העסקי שלנו בעידן הדיגיטלי, ליצירת סדר ובהירות במידע הקשור לכל תחום של חיינו - בריאות, חשבונות, תמונות וסרטונים, עבודה, סיסמאות, לימודים, ילדים, פיננסים, אנשי קשר, ממורביליה, פרוייקטים וכו.
הקבוצה היא עבור אנשים שחשוב להם למצוא את המידע האישי שלהם מהר, שאוהבים שהקבצים מסודרים ולא מבוזרים, שמבינים שלפעמים מה שהכי "יעיל" (מהיר) - הוא לא בהכרח הכי אפקטיבי בטווח הארוך, שרוצים ללמוד את מה שהחברות הגדולות בתחום המידע פחות רוצות שנבין ובזכות זה להפעיל שיקול דעת בבחירת התהליכים והכלים. הרעיון הוא לאמץ כלים פשוטים יחסית, ללא מורכבות טכנולוגית. מקום שבו נלמד אחד מהשני, וניישם.