תיוק ענן. אני לא יכולה לדמיין את חיי ובמיוחד את העסק שלי בלי תיוק ענן. אני עובדת עם דרופבוקס (בתשלום) מ 2013, ויכולה לומר בלב שלם שהכלי הזה חוסך לי (וללקוחות שלי) המון המון זמן ועוזר לשמור על סדר דיגיטלי.
כמו כל כלי, יש לו את היתרונות והחסרונות שלו, וצריך ללמוד לעבוד איתו, ובמיוחד לעבוד איתו נכון.
איך אני עובדת עם דרופבוקס, יתרונות, דברים שחסרים, וממה להזהר
התקנתי את אפליקציית דרופבוקס במחשב שלי, ובצורה זו דרופבוקס היא בעצם תיקיית מחשב כמו כל תיקייה אחרת. את כל הקבצים שאני יוצרת, אני שומרת אך ורק בה, כמובן בתוך תיקייות ותתי-תיקיות מסודרות מאד. לא בכוננים של המחשב בכלל, ובטח שלא ב desktop. כל קובץ שמור רק שם, בין אם אלו קבצי WORD, EXCEL, POWERPOINT, תמונות, סריקות, סרטונים וכו'.
שיטת עבודה זו תופסת נפח אחסון במחשב עצמו. אני אוהבת את זה כך כי בשבילי זה עוד סוג של גיבוי ובנוסף מאפשר לי לעבוד על כל החומרים שלי גם ללא חיבור אינטרנטי. אפשר לעבוד ללא הורדת התיקיות והקבצים למחשב כלל, או לבחור אילו להוריד ואילו לא.
בצורה זו, יש לי גישה מהירה ונוחה לכל קובץ, מהמחשב עצמו, כמו שאני רגילה מהתקופה לפני העננים.
אבל, בו בזמן אני יודעת שהכל שמור ומגובה גם בענן (הסנכרון מתבצע כל כמה שניות), וזה נותן לי ראש רגוע ששום דבר לא יעלם אם חלילה יקרה משהו למחשב עצמו.
לדרופבוקס יש פיצ'ר של שמירת גרסאות קודמות של קבצים, כך שאם בטעות קובץ נשמר על קובץ אחר או מתרחשת כל טעות אחרת (כולל מחיקה של קובץ), אפשר להכנס לדרופבוקס בענן, ולשחזר גרסה קודמת ותקינה של הקובץ.
דרך הענן אני משתפת עם כל לקוח/ה את התיקייה עם הקבצים שאני בונה איתם, וכך יש להם ולי גישה מתמדת לאותם קבצים מעודכנים, בלי צורך להעביר אותם במייל, כמו שעשינו פעם.
את העבודה עצמה על הקבצים עושים במחשב כרגיל, נניח בקבצי אקסל, ולא בגרסת הענן.
גם בטלפון התקנתי את דרופבוקס, כך שגם מכאן יש לי גישה לכל מסמך שאני צריכה, גם אם אני רחוקה מהמחשב שלי והמשרד (כמובן הכניסה מוגנת בסיסמא). מאד שימושי בביקורים אצל רופאים למשל.
קבצים שאני מקבלת וחשוב לי לשמור (חשבוניות, תמונות וכו') אני מתייקת מיידית דרך האפליקציה לטלפון. תמונה - פשוט פותחת אותה בגלריה, לוחצת על "שתף", בוחרת add to dropbox, מגיעה לתיקיה הרלבנטית ע"י החץ אחורה, ולוחצת על ADD. קובץ PDF - בוחרת לפתוח אותו עם PDF VIEWER ואז ממשיכה עם האופציה של שמירה לדרופבוקס.
יש פיצ'ר אחד שעדיין לא קיים בדרופבוקס שאני מקווה שיהיה בו בקרוב - אפשרות לעבוד על אותו קובץ בו זמנית על ידי כל האנשים השותפים לתיקייה (כמו שאפשר בגוגל שיטס, דוקס וכו'). כיום, כששני אנשים פותחים את אותו קובץ השמור בתיקייה השיתופית ועובדים עליו ושומרים אותו, דרופבוקס יוצר עותק של הקובץ עם תוספת השם conflicted copy. זה יוצר בעיות כמובן (שוני בין הגרסאות). לכן אני מנחה את לקוחותיי תמיד לסגור את הקובץ שלהם בסיום העבודה, ואני תמיד בודקת איתם שהם סגרו לפני שאני עובדת על הקבצים שלהם.
לאחרונה דרופבוקס הוסיפו אפשרות לשנות את שם הקובץ לפני השמירה מהטלפון (כמו שיש בגוגל דרייב) - שדרוג עצום מבחינתי!
הסנכרון בין המחשב שלי לזה של הלקוחות נעשה דרך הענן, וכדי שזה יקרה צריך חיבור אינטרנט כמובן ושפיצ'ר הסנכרון של דרופבוקס יפעל. לפעמים הוא "נרדם" וצריך להעיר אותו. זה לא קורה הרבה, אבל אם נראה לי שהקובץ שאני רואה הוא לא המעודכן ביותר, זה הדבר הראשון שאני מבקשת שיבדקו אצלם במחשב.
מי שבוחרים לא לשלם לדרופבוקס עבור אחסון, למשל כי משתמשים בו רק עבור העבודה איתי, אז צריכים רק לוודא שאתם לא שומרים שם (בטעות או שלא) קבצים אחרים שיכולים מהר מאד לתפוס את כל המקום החינמי, ואז לא יתאפשר סנכרון בין המחשב לענן.
עבודה עם אפליקציית דרופבוקס בטלפון מתאפשרת רק כשיש חיבור אינטרנטי. לכן, אם אני יודעת שאהיה במצבים של חוסר תקשורת (למשל - בטיסות או בנסיעות ברכבת תחתית בחו"ל) ויש קבצים שחשוב לי שיהיו זמינים גם במצבים אלו - לדוגמא עותק של הדרכון שלי - אז אפשר להגדיר את הקובץ הספציפי כ available offline. יש לעשות זאת באפליקציה עצמה, מבעוד מועד כמובן.
אם יש לכם טיפים בעניין סדר במידע בענן - אשמח שתכתבו לי, ללמוד ואולי ליישם!
