מה ה- INBOX שלך?

הגורואים לפרודוקטיביות ממליצים שבמהלך היום/השבוע העמוסים שלנו, לא נתעסק עם תיוק של מסמכים או סידור משימות, אלא נאסוף באופן זריז כל משימה שעולה לנו לראש שאנו רוצים/צריכים לבצע, לתוך אינבוקס, וכך גם כל קובץ שאנו מקבלים/יוצרים, וכל כמה ימים נטפל בהם.

לדוגמא, לפי שיטת PARA, יוצרים תיקייה בשם INBOX בכל פלטפורמה בה אנו משתמשים: תיקיית המסמכים, דרייב, אימייל, אפליקציית NOTES. זהו מקום זמני שבו המשימות והקבצים החדשים נשמרים עד שיש לנו זמן להעביר ולאחסן אותם בתיקייה המתאימה או עד שאנו מטפלים בהם. כשמדובר רק על העברה לתיקייה המתאימה, אז ההמלצה היא לבצע זאת פעם בשבוע, כאשר לפני ההעברה משנים את שם הקובץ לשם ברור שניתן להבין ממנו מה הקובץ מכיל.

זו גישה מעניינת, וחשוב לי שתכירו אותה. עם זאת, אני לא עובדת כך. מדוע? כי שיטה זו, בעיניי, נותנת אשליית סדר, מה שמעלה את הסיכוי שלא נגיע לתיוק הנכון והמסודר. בנוסף, בעיני זו כפילות מבחינת זמן.

איך אני עובדת, מהם ה INBOXES שלי?

מיילים:

נשארים ב INBOX הראשי של הג'ימייל (Primary) עד שאני מטפלת בהם (ואחרי הטיפול – מוחקת או מעבירה לתווית המתאימה ולוחצת על סימון ה ARCHIVE על מנת שהם לא יופיעו באינבוקס).

אם יש מייל דחוף, אז אסמן את המייל הזה כלא נקרא. נדיר שיש לי כאן יותר מ 10 מיילים שדורשים טיפול.

אין יום שאני לא נכנסת למייל, אפילו נכנסת מספר פעמים ביום.

משימות שעולות במהלך היום:

• משימות שאני רוצה/חייבת לעשות השבוע: אני רושמת אותן בדף המשימות השבועי (אם אני במשרד, שזה המצב רוב הזמן) או שולחת לעצמי בצ'אט עם עצמי בוואטסאפ אם אני לא במשרד (וכשמגיעה למשרד מעבירה לדף המשימות השבועי).

• משימות לטווח רחוק יותר משבוע זה: אני רושמת זריז באפליקציית TODOIST.

• תזכורות ורשימות קבועות (שאינן משימות), כגון ספרים שארצה לקרוא, לינקים קבועים וכו' - רושמת מיד ב GOOGLE KEEP

לפוסט שלי לגבי השיטות שלי לניהול משימות ורשימות

קבצים לתיוק:

• קבצים שאני יוצרת בעצמי (ב WORD EXCEL וכו) – אני שומרת ישר לתיקיה המתאימה ב DROPBOX.

• תמונות שאני מקבלת או מצלמת בטלפון – מוחקת מהגלריה כמעט ברמה יומית כל מה שהשתרבב לשם ולא רוצה לשמור. פעם בשבוע אני מעבירה מהגלריה לתיקיות המתאימות ב DROPBOX (ישר דרך הטלפון אן עם כבל למחשב) ומוחקת מהטלפון. במקביל עוברת על ה GOOGLE PHOTOS ומוחקת ממנו תמונות וסרטונים רנדומליים שעלו לשם באופן אוטומטי מהטלפון ואין שום סיבה שאשמור ושיתפסו מקום באחסון.

• מסמכים, קבצי קול שהצטברו בתוך הטלפון – משאירה במכשיר הטלפון ופעם בשבוע נכנסת לאפליקציית MY FILES , מתייקת משם ל DROPBOX ו/או מוחקת.

• ניירת פיזית – נשארת על שולחן העבודה הפיזי במשרד עד טיפול, בערך פעם בשבוע. לרוב כולל סריקה, תיוק וגריסה של הנייר עצמו.

יש שיטות אחרות לאיסוף משימות, לדוגמא:

• פתקיות על השולחן (POST-IT's)

• יומן (דיגיטלי או נייר)

• מחברת מיוחדת לרישום משימות גדולות של החיים/חלומות

• תוכנות ניהול פרוייקטים כגון CLICKUP או ASANA

• אפליקציות אחרות לניהול משימות כגון TASKS ואפילו GOOGLE KEEP

אז...מה ה INBOX שלך?

לקבלת מתנה ממני שתעזור להתחיל לעשות סדר במידע הדיגיטלי שלך -

https://www.debbiekatzav.com/storage-gift

תרצו להצטרף לרשימת הדיוור שלי וללמוד עוד על הנושאים האלו?

ויש גם קבוצה בפייסבוק שמתאימה בול לך - ניהול מידע אישי/עסקי בעידן הדיגיטלי.

מרחב לדיון בשיטות, כלים וטריקים לניהול המידע האישי ו/או העסקי שלנו בעידן הדיגיטלי, ליצירת סדר ובהירות במידע הקשור לכל תחום של חיינו - בריאות, חשבונות, תמונות וסרטונים, עבודה, סיסמאות, לימודים, ילדים, פיננסים, אנשי קשר, ממורביליה, פרוייקטים וכו.

הקבוצה היא עבור אנשים שחשוב להם למצוא את המידע האישי שלהם מהר, שאוהבים שהקבצים מסודרים ולא מבוזרים, שמבינים שלפעמים מה שהכי "יעיל" (מהיר) - הוא לא בהכרח הכי אפקטיבי בטווח הארוך, שרוצים ללמוד את מה שהחברות הגדולות בתחום המידע פחות רוצות שנבין ובזכות זה להפעיל שיקול דעת בבחירת התהליכים והכלים. הרעיון הוא לאמץ כלים פשוטים יחסית, ללא מורכבות טכנולוגית. מקום שבו נלמד אחד מהשני, וניישם.