5 טיפים על ניהול ספקים לעסק העצמאי וגם "בלוג הופ" עם חברותי, מהמובילות בתחום כלכלת המשפחה בארץ. כל אחת כתבה פוסט בבלוג שלה המתמקד בטיפ אחר הקשור לניהול הכספי של עסק עצמאי - אתם מוזמנים לעשות “הופ” (לדלג) מהפוסט שלי לפוסטים של רותי/איה/ענת
אחד מני הכובעים הרבים שכל בעל עסק קטן חייב לחבוש הינו הכובע של "קניין / מנהל רכש". גם לעסק הפשוט ביותר, זה שלא מנהל מלאי ולא מוכר מוצר פיזי, עדיין יש ספקים, שאותם יש לנהל. בגדול, ספק של העסק הוא כל גוף שאנו משלמים לו, בין אם כל חודש או פעם בתקופה (מלבד מע"מ ומס הכנסה). לדוגמא:
עסק שקונים ממנו סחורה למכירה אצלנו או חומרי גלם ליצור הסחורה שלנו
רואה החשבון/יועץ המס, יועץ עסקי/שיווקי, שליחים, שירות מענה קולי, תחזוקת ואחסון האתר
הבנק/ים (עמלות, ריביות, מסגרת אשראי, דמי כרטיס)
סוכן הביטוח/חברות הביטוח
תוכנות בהן אנו משתמשים בעסק – CRM, ניהול חשבונות, דיוור וכו'
חברות התקשורת הסלולר, האינטרנט, טלפון, טלוויזיה
מגזין/עיתון בו יש לנו מנוי
בעל הנכס, תאגיד המים, העירייה, חברת חשמל
איך מנהלים ספקים? הנה 5 טיפים שיעזרו לכם לעשות זאת בצורה יעילה:
רשימה. הכינו רשימה מסודרת של כל הספקים שלכם, כמה אתם משלמים, עבור מה והאם יש תנאים מיוחדים. זה נשמע פשוט וזה אכן לא מאד מסובך, אך שימו לב שאתם מכניסים לרשימה גם ספקים שאיתם אתם בקשר רק לעיתים רחוקות. כדאי לחזור קצת אחורה בנתוני האשראי ו/או עותקי חשבוניות כדי לא להשמיט ספקים.
מעקב. אחדים מהתשלומים לספקים שלנו הינם קבועים ולא משתנים לאורך זמן רב, אך אחרים תלויים בשימוש שלנו או שמשתנים לפי נוסחה מסוימת. לכן, במיוחד ביחס לאלו התלויים בשימוש שלנו, חשוב מאד לבצע מעקב אדוק אחר ההזמנות שבצענו, המחיר לפריט, התשלום והיתרה. כמו כן תמיד תבצעו את ההזמנות בכתב ובאופן מסודר ולא בעל פה. התנהלות שכזו גם תמנע בלבולים, אי-הבנות ואי-נעימויות.
השוואה. נכון, זה קצת מנג'ס, אך כל כך שווה את ההשקעה: בצעו מדי תקופה השוואת מחירים בין הספק שלכם לספקים אלטרנטיביים באותו תחום. גם אם אין לכם רצון אמיתי לעזוב את הספק הנוכחי, זה ייתן לכם בהירות לגבי המחירים בשוק כמו גם לגבי פרמטרים אחרים שעשויים להיות חשובים לכם (איכות, שירות, חדשנות, נוחות וכו'), ואשר יכולים לשמש אתכם לביצוע השלב הבא (ראו טיפ 4). כדי לבצע את ההשוואה, יש להבין קודם כל על מה בדיוק אתם משלמים, אז פיתחו את החשבונות ובדקו זאת לעומק, לפני שמשווים לספקים אחרים.
משא ומתן. אחרי שהבנתם מה וכמה אתם משלמים היום ומה האלטרנטיבות, זה הזמן לניהול מו"מ מול הספק הנוכחי כדי לשפר תנאים. אך אל תלכו "ראש בקיר": יתכן ויש סיבה לגיטימית והגיונית למחיר היותר גבוה שלו, ושווה לכם להישאר איתו בכל זאת. סביר להניח שעצם העובדה שהספק יודע שאתם עם אצבע על הדופק, יגרום לו להתנהל אתכם בעדינות בעתיד במידה וירצה להעלות מחירים. לגבי ספקים "ממשלתיים" כגון חברת חשמל, תאגיד המים והעירייה: נכון שאין מקום למשא ומתן מול אלו. אבל, יתכן ויש הנחות מסוימות המגיעות לכם, שלא ידעתן עליהן ולא ניצלתם.
ויתור. אחרי שעשיתם את התהליך הזה או אפילו רק את חלקו, סביר להניח שתגיעו למסקנה שאתם יכולים לוותר על שירותים מסוימים, במידה והשימוש בהם לא מצדיק את התשלום. זה יכול להיות תשלום על תכנה מסוימת, מנוי כלשהו או פשוט הפחתה של שימוש שיפחית גם העלות (לדוגמא תשלום על נפח גלישה גדול מאד כאשר בפועל משתמשים באחוז קטן ממנו).
אמנם מדובר בספקים, ואתם כאן בצד של הלקוח, אך רבים מהספקים הללו הינם בעצם גם שותפים שלכם לדרך, ועשויים להיות גורמים קריטיים להצלחה העסקית שלכם ולהנאה שלכם מהדרך. לכן זכרו להתייחס אליהם קודם כל כבני אדם ורק אחר כך כספקים.
פוסט זה נכתב לכבוד יום העצמאות וכחלק מ"בלוג הופ" שיצרתי עם חברותי, מהמובילות בתחום כלכלת המשפחה בארץ. כל אחת כתבה פוסט בבלוג שלה המתמקד בטיפ אחר הקשור לניהול הכספי של עסק עצמאי. עכשיו שסיימתם לקרוא את שלי, אתם מוזמנים לעשות "הופ" (לד
לג) מכאן לפוסט של רותי/איה/ענת, וממנו תמצאו קישורים לפוסטים של כל השאר.
ענת צלניקר: הגדלת הכנסה בעסק – למה, כמה ואיך?
פוסט זה הופיע לראשונה בבלוג שלי בסלונה אך מאחר והאתר נסגר, הכנסתי אותו לכאן