לפעמים אני מדמיינת איך היה נראה צ'אט וואטסאפ של קבוצה גדולה של אנשים שרובם לא מכירים אחד את השני, אם הוא היה מתקיים במציאות, בפיזי. 100, 300, 500, 1042 איש ביחד במפגש, רבים מהם מדברים בבת אחת, זורקים מילה פה, מילה שם, מקרינים סרטונים שלא ברור מה הקשר שלהם לקבוצה, שואלים את אותה שאלה שמישהו אחר שאל 2 דקות לפני...המון המון רעש, קשה לעקוב, להבין מה הפואנטה. כאב ראש לא קטן. מרוב בלגן, אנשים מאבדים סבלנות, מתייאשים ועוזבים את המפגש הזה.
הסצנה הזו תמיד רצה לי בראש כשאני בתוך קבוצת וואטסאפ גדולה, ומכתיבה את ההתנהלות שלי בתוכה. וכך גם בקבוצות כאלו שאני עצמי מנהלת.
סיבה אחת לכאוס הזה היא כי מטא לא ייצרו עדיין כלים טובים לניהול קבוצות. סיבה אחרת היא שרבים פשוט לא מבינים מהי התנהלות נכונה בקבוצות מסוג זה, מה מציק ומה לא. וסיבה אחרת היא שלהרבה לא אכפת. ככה פשוט, ככה מעצבן.
מאז ה 7 באוקטובר, הקבוצות הגדולות האלו פעילות מהרגיל. עוברים בהן המון מסרים, רבים מהם לא נכונים, לא מדויקים, אפילו מיותרים. כתוצאה - המסרים החשובים הולכים לאיבוד בשצף קצף הזה.
עד שמטא יועילו ויפתחו פיצ'רים חיוניים לניהול קבוצות וואטסאפ, הכנתי 10 דיברות להתנהלות נכונה, נעימה, אדיבה ואפקטיבית בספייס הזה שכולנו נמצאים בו שעות רבות ביממה. הן מיועדות למי שרוצים לייעל את ההתנהלות שלהם עצמם כחברים בקבוצות, להעביר את המסרים שלהם בהן בצורה ברורה יותר (ופחות מציקה).
תודה לחבריי לניהול אחת מהקבוצות האלו (של השכונה בה אני גרה) עם חידוד הדיברות.
מנהלי קבוצות אחרות - מוזמנים לאמץ (את כולן או מה שמתאים לכם).
הקשר בין זה לבין ניהול מידע הוא שאחד הכללים שעוזרים לנהל מידע הוא להמנע ממקומות עם המון רעש, במיוחד רעש מיותר. וואטסאפ ובמיוחד קבוצות גדולות הפכו למקור רעש אדיר, כך שבסופו של דבר אנו עלולים לפספס מידע שחשוב לנו אישית בים הרעש הזה. אם כל אחד מאתנו יתחיל להתנהל קצת יותר נכון בקבוצות האלו, הרעש יפחת, והמידע החשוב יבלוט יותר.
1. הודעות - כללי
לפני שכותבים/מעבירים הודעה - בודקים אם היא עומדת בכללי הקבוצה (אשר בדר”כ נמצאים בתיאור הקבוצה או כהודעה נעוצה) ושלא נשלחה כבר הודעה דומה בדקות/שעות אחרונות. מנהלים - וודאו שיש כללים לקבוצה ורעננו אותם מעת לעת לפי הצורך.
כותבים לגופו של עניין ולא לגופו של אדם.
שלחו הודעה לפנינו? מחכים רגע. נותנים לה לנשום לפני שאנו שולחים את זו שלנו.
עשינו טעות? עורכים את ההודעה (יש לנו 15 דקות לעשות עריכה - EDIT). מסתבר שרבים עדיין לא מודעים לכך שניתן לערוך הודעות ששלחנו, ובמקום זאת מתקנים מידע או שגיאות כתיב ע"י שליחת הודעות נוספות. זה סתם מעצבן ומוסיף רעש.
התחרטנו? טעינו לגמרי? התבקשנו ע”י מנהלי הקבוצה למחוק? מוחקים אותה - עבור כולם (ולא רק עבורנו).
2. הודעות שרשרת ("העבר")
מי שמעבירים הודעות כאלו - נושאים בנטל האחריות להודעה, בעיני. לכן -
לא מעבירים הודעות כאלו ללא אימות וללא פרטים מלאים של המבקשים (שם מלא, טלפון). אם אין לנו את כל מידע או אנו לא בטוחים שתוכן ההודעה מדויק ואמיתי - לא מעבירים אותה.
וגם - נמנעים משימוש ב “שתפו שתפו”. זה אחד המרגיזים ביותר. אל תדבקו ב"שתפת" - ולא רק בגלל שהיא מסייעת לאויב - גם כי זה פשוט עוד רעש שלא תורם לכלום (לינק לסרטון משעשע "מתגברים על השתפת" של מערך הסייבר הלאומי).
3. תגובות קצרות
לתגובות קצרצרות משתמשים באימוג’י ועל גבי ההודעה עצמה במקום שליחת תגובה כהודעה. במיוחד במקום תודה אפשר פשוט להגיב להודעה עם האימוג'י המתאים.
לחיצה על ה + תציג עוד אימוג’יז מעבר ל 6 המוצגים
4. הזדהות
רושמים את שמנו בהגדרות חשבון הוואטסאפ שלנו (במינימום - שם פרטי). אנונימיים גורמים לחוסר נעימות בקבוצות. מבחינתי מדובר בבריונים, המסתתרים תחת מעטה חוסר ההזדהות. לרוב אני לא מאשרת כאלו בקבוצות שאני מנהלת. ומי שהינו עצמאי - בעיני עוד יותר חשוב שהפרטים המזהים יהיו רשומים.
5. הודעות קוליות
עדיף להימנע לגמרי. זה מעצבן בקבוצות גדולות, רוב האנשים לא מאזינים להן. אני יכולה להבין שיש אנשים שהכתיבה קשה להם, שמודעים לכך שהם כותבים עם שגיאות רבות ולכן מעדיפים להקליט. מי שלא נמנה על אלו - בבקשה תמנעו מלהקליט. שמרו את הדחף הזה לקבוצות קטנות, משפחתיות או של חברים קרובים.
6. בירורים - בפרטי
לא הבנו משהו בהודעה מסוימת או מדוע הודעה שלנו נמחקה; נעלבנו מהודעה של מישהו או שהיא כתובה לדעתנו בטון או במילים אלימות וכו’ - פונים אל שולח ההודעה או אל מנהל.ת הקבוצה בפרטי.
לא משתלחים באחרים בפני כולם! תחשבו איך זה היה נראה אם הייתם מדברים ככה פייס טו פייס, במציאות.
7. חיפוש קודם לשאלה
לפני ששואלים שאלה/בקשה - מבצעים חיפוש בקבוצה, ע”י שימוש במילות מפתח הקשורות לנושא השאלה (אלא אם אנו חדשים בקבוצה). נכון שהחיפוש בוואטסאפ הוא לא מדהים, אבל כדאי לנסות לפני ששואלים. תחשבו על הטיות שונות של הנושא, הצמדת אות כגון ל לחיפוש (למאפרת, לרופא וכו' במיוחד כשמחפשים המלצות למשהו).
8. לינק/תמונה/סרטון/מסמך
לינק עדיף על סרטון ועל מסמכים (PDF, וורד וכו’).
בשליחת לינק - ממתינים 2-3 שניות לפני לחיצה על שליחה, ע”מ שהתצוגה המוקדמת תעלה.
רושמים בקצרה מה בתמונה/סרטון ומדוע אתם שולחים זאת כאן (כנ”ל לגבי לינק, במיוחד אם אין תצוגה מוקדמת).
זכרו שכיום רבים הגדירו בוואטסאפ שאין אצלם הורדה אוטומטית של מדיה כך שהם יפספסו לגמרי את מה שאתם שולחים אם לא מתלווה לכך מלל קצר. ההפסד הוא שלכם - במיוחד אם מדובר בהודעה שהיא פרסומית.
9. תיוג חברי קבוצה עם @
רוב חברי הקבוצה אינם שמורים לשאר החברים במכשירי הטלפון, לכן תיוג של אותו חבר ע”י @ יופיע לשאר החברים רק כמספר טלפון ולא כשם.
עדיף לתייג וגם לרשום את שם החבר.ה.
10. ביטחון שדה/בטיחות סייבר
לא מעבירים מידע רגיש בקבוצות בוואטסאפ!
לא שולחים ולא לוחצים על לינקים שאינם מאומתים!
לקבלת מתנה ממני שתעזור להתחיל לעשות סדר במידע הדיגיטלי שלך -
ויש גם קבוצה בפייסבוק שמתאימה בול לך - ניהול מידע אישי/עסקי בעידן הדיגיטלי.
מרחב לדיון בשיטות, כלים וטריקים לניהול המידע האישי ו/או העסקי שלנו בעידן הדיגיטלי, ליצירת סדר ובהירות במידע הקשור לכל תחום של חיינו - בריאות, חשבונות, תמונות וסרטונים, עבודה, סיסמאות, לימודים, ילדים, פיננסים, אנשי קשר, ממורביליה, פרוייקטים וכו.
הקבוצה היא עבור אנשים שחשוב להם למצוא את המידע האישי שלהם מהר, שאוהבים שהקבצים מסודרים ולא מבוזרים, שמבינים שלפעמים מה שהכי "יעיל" (מהיר) - הוא לא בהכרח הכי אפקטיבי בטווח הארוך, שרוצים ללמוד את מה שהחברות הגדולות בתחום המידע פחות רוצות שנבין ובזכות זה להפעיל שיקול דעת בבחירת התהליכים והכלים. הרעיון הוא לאמץ כלים פשוטים יחסית, ללא מורכבות טכנולוגית. מקום שבו נלמד אחד מהשני, וניישם.