כבר 4 חודשים, מאז אמצע יוני, שאין בארץ שגרה רצופה, במיוחד להורים לילדים בגיל בית-ספר. זה התחיל בהכנות לקראת סוף שנת הלימודים, המשיך בבלגן של החופש הגדול ומבצע צוק איתן, ואז החזרה ללימודים. עד שהצלחנו לארגן מחדש את סדר היום, עברו 3 שבועות ונכנסנו לזיג זג של החגים… עכשיו יש לנו 58 ימים של שגרה (כולל שבתות) עד ערב חג החנוכה. שמונה וחצי שבועות שאפשר ורצוי לעשות בהם המון. כן, וזאת למרות שעון החורף, הימים הקצרים ומזג האוויר האפרורי, שמנסים לפתות אותנו ללכת לישון מוקדם.
להלן ההמלצות שלי למיצוי השגרה, במיוחד בנושאים כלכליים.
שבוע ראשון – תכנון
נצלו את השבוע הנוכחי להצבת מטרות והכנת תכנית עבודה לתקופה הקרובה. הנה הדרך שלי לעשות זאת: הכינו רשימה של כל המשימות הכלכליות שאתם יודעים שעליכם לבצע. כללו בתוכה משימות קטנות ומהירות ("עדכון כתובת בחברת הביטוח") וגם משימות גדולות ומסובכות יותר ("בניית תקציב", "הכנת צוואה"). אני ממליצה להוסיף לה גם משימות מתחומים אחרים אשר גוזלות זמן ואנרגיה (תכנון מסיבת יום הולדת, קביעת תורים לרופאים, קניית בגדי חורף לילדים וכו'). אחרי שהכנתם את "בנק המשימות" - כפי שאני מכנה את הרשימה הזו - קחו דף וחלקו אותו אופקית ל- 9 שבועות – עמודה לכל שבוע עד חנוכה (באקסל יותר נח אפילו). שבצו כל משימה לביצוע בשבוע מסוים, בהתאם לדחיפותה וגודלה. שימו לב לא להעמיס יותר מ 3-4 משימות (תלוי בגודלן) לכל שבוע. חלק מהמשימות יישארו כבר לאחרי חג החנוכה ולשנה הבאה, וזה בסדר גמור. משימות גדולות יגזלו מן הסתם יותר מכמה שעות לבצע ואולי מספר שבועות. אם נראה לכם שאכן כך שבצו משימות מסוג זה על פני מספר שבועות. אני הכנתי בנק משימות עכשיו לחודשים הקרובים ורק בתחום הפרטי (ללא העסקי) יש לי כ- 50 משימות! ברור לי שלא את כולם אספיק לעשות עד חנוכה לכן כבר עכשיו שיבצתי אותן לשבועות הראשונים של השנה, ועכשיו אני רגועה לגביהן – הן ירדו לי מהאג'נדה של המשימות הדחופות ומהראש.
אל תשכחו לשבץ משימות שחייבים/כדאי לעשות לפני סוף השנה האזרחית כגון הגשת בקשה לתאומי מס או קבלת החזר מס הכנסה בגין 2008, ולעצמאיים - הפקדות לקרן השתלמות ותשלום מקדמות ביטוח לאומי עבור דצמבר במקום בינואר (כדי ליהנות מניכוי של אחוז מסוים מסכום הביטוח ששולם השנה במסגרת הדוח של 2014).
שבוע שני – איפה אתם עומדים?
אחת המשימות הראשונות לביצוע כדאי שתהיה בחינה של מצבכם הפיננסי הנוכחי, במיוחד אחרי החגים וכל המשתמע מהם. בצעו אותה כבר בשבוע הנוכחי או מקסימום במהלך השבוע הבא. עברו על חשבון הבנק וכרטיסי האשראי, וודאו שאתם יודעים מה מצבכם מול מסגרות האשראי שלכם, ומה צפי ההכנסות וההוצאות שלכם לתקופה הקרובה. אם אתם מרגישים שאינכם מסוגלים לעשות זאת לבד, אם מבחינה ריגשית ואם מבחינה מעשית, שקלו להיעזר במישהו שמבין בתחום, בין אם זה חבר משפחה, מכר או יועץ חיצוני ואובייקטיבי (לא יועץ בבנק).
שבוע שלישי והלאה – ביצוע משימות
הגענו לתחילת נובמבר. בנקודה זו עליכם להיות כבר עמוק בתחילת העשייה, בין אם מדובר בתשלום חשבונות וחובות שונים, סידור ניירת, בניית תקציב, ייעול תכניות מול ספקי התקשורת, קביעת תורים, בירורים מול סוכן/חברת ביטוח וכו'. שבצו לעצמכם לא יותר משתי משימות או תתי-משימות ליום, הכל בהתאם לעומס הידוע שלכם בשאר תחומי החיים (עבודה, משפחה וכו').
משימות אשר לביצוען אתם זקוקים ליצירת קשר עם גורם חיצוני (ספק, סוכן וכו') שבצו לביצוע במהלך יום עבודה (הפסקת צהריים לדוגמא). משימות שאינן תלויות באף אחד אלא רק בכם או בבני משפחה, שבצו לביצוע בערב או בסופ"ש.
כדי שהעומס לא ישבית אתכם אחרי שבוע או שבועיים כאלו, השתדלו להעביר משימות מסוימות למבוגר אחר בבית (אם יש), כולל הסבר לגבי אופן ביצועה. אם היא בוצעה, גם אם לא בדיוק כפי שאתם הייתם עושים, תגידו תודה מבלי להעביר ביקורת.
מלבד משימות אשר התנעתן תלויה רק בכם, יתחילו להצטבר לכם משימות אשר בהן אינכם יכולים להתקדם או לסיימן כי אתם מחכים למענה מגורם חיצוני. אל תזניחו את אלו! אחרי שעבר פרק זמן סביר בו לא קבלתם מענה (וכאמור – בתקופה הקרובה התירוץ של החגים כבר אינו בר שימוש...), קחו לכם יום שבו המשימה היחידה שלכם תהיה לעקוב אחרי כל אותם גורמים שטרם ענו לכם.
שיהיה "אחרי החגים" פורה ויעיל!