העיסוק בכלכלת המשפחה כולל הרבה יותר מאשר רק ניהול תקציב. הוא דורש ביצוע משימות רבות, במטרה לטפל, לברר ו/או לשפר את עמדתנו מול הגופים השונים, ממשא ומתן מול ספק סלולרי עד הורדת ריביות ודמי ניהול וכו'. הבעיה היא, שגם אם אנחנו נהיה הכי יעילים בעולם בביצוע הפניה הראשונית לאותו גוף/חברה, הטיפול לרוב לא מסתיים באותה שיחת טלפון/מייל/פקס.
הצד השני צריך לברר, לבדוק, ו…לחזור אלינו. ועד שזה קורה, לא ניתן להגדיר את המשימה כ- DONE. לצערי הרב, רמת השירותיות של מרבית הספקים עדיין אינה גבוהה מספיק, הם אינם ממהרים לחזור אלינו, או ששוכחים לעשות זאת בכלל, או שחוזרים עם מענה לא מספק או ברור.
בגלל מצב נתון זה, האחריות היא עלינו להיות במעקב מתמיד אחר כל "הכדורים" שזרקנו ועדיין נמצאים באוויר. אחת הרשימות הארוכות בדף המשימות השבועיות שלי היא רשימת ה-"למעקב". בניגוד לבלשים וחוקרים פרטיים, העוסקים גם הם במשך שעות רבות במעקב (אחר חשודים, להבדיל...) במקרה של כלכלת המשפחה המעקב הוא לא שקט וחסוי. הוא מצריך יכולות התמדה וניג'וס. כדי להמחיש את כוונתי, הנה דוגמית מהתקופה האחרונה של דברים הקשורים לכלכלת המשפחה, מתוך חיי הפרטיים שלי, אחריהם אני עוקבת בו-זמנית:
לנדנד לסוכן ביטוח לגבי ההצעה לשדרוג ביטוח שהבטיח לשלוח לי
לעקוב מול סוכן הביטוח השני לגבי החזרי הפרמיה שחברת הביטוח חייבת לנו
לוודא שהפקדות לפנסיה התקבלו בקרן הפנסיה
להזכיר (שוב!) למעסיק הקודם לשלוח טפסי שחרור כספים מהקרנות וטפסי 161/161א
לוודא שבקשות לעדכון כתובת ומוטבים התקבלו בחברות הביטוח השונות ואכן עודכנו במערכת
לשלוח מייל נוסף לעורך הדין שטרם חזר אלי לגבי תביעה פוטנציאלית
לברר בקופת חולים האם שלחו כבר את האישור לביקור במיון
לבדוק מה קורה עם הבקשה שהגשנו להפחתת קנס חניה
לנדנד שוב לגבי הקבלה שהבטיחו לשלוח על תשלום הארנונה
לוודא שהמחיר החדש והנמוך שנתן לי ספק התקשורת אכן מופיע בחשבונית הבאה
לוודא שהזיכוי שספק הכבלים הבטיח לתת אכן מופיע בחשבונית הבאה
איך עושים את זה בלי להשתגע? עובדים עם שיטת מעקב
כאמור, הרשימה הנ"ל מתייחסת רק למשימות הקשורות לכספים/כלכלת המשפחה. חיי היומיום שלנו מלאים במשימות הקשורות לתחומים רבים אחרים בחיינו – בריאות, ילדים, הבית, המשפחה המורחבת, חברים וכמובן עבודה. ללא שיטה מסודרת, או שנבלה את כל הזמן שלנו במעקבים (ואז לא נקדם שום דבר חדש) או שלא נעקוב אחרי שום דבר ונקווה לטוב. מנטור שהיה לי פעם אמר לי בזמנו משהו שמאז אני מיישמת כל הזמן: אם רוצים להתקדם, אי-אפשר לעבוד בטור.
צריך לעבוד במקביל: לקדם קצת כמה משימות במקביל ולא לחכות שדבר אחד יסתיים ורק אז להתחיל את המשימה הבאה. זה הבסיס לשיטה שלי לניהול מעקבים ולניהול משימות בכלל. להלן שיטת המעקב, בפירוט:
הכינו רשימה של כל המשימות אחריהן נדרש מעקב
הקצו "אחראי מעקב" לכל משימה (בהנחה שיש עוד מבוגר בבית שיכול לעזור – בן/בת זוג, הורה, ילד בוגר וכו') – כמובן שעליו להיות מעורה בפרטים
שבצו משימת מעקב אחת (מקסימום שתיים) פר יום, תוך לקיחה בחשבון של הלו"ז השוטף לאותו יום.
ודאו כי כל המידע הדרוש למעקב נמצא בהישג ידיכם (הניירת הקשורה, הערות שרשמתם וכו') לפני הפנייה
בררו מראש מהן שעות המענה אצל אותו גורם, כך שתדעו להתקשר במהלכן ולא תפספסו את "החלון"
בזמן האינטראקציה עם נציג הגורם בצד השני, רישמו את הנאמר (כולל תאריך, שעה, שם ותפקיד הנציג), אם אפשרי אז גם הקליטו את השיחה, וכמובן – בקשו לקבל בכתב את הסיכום (וגם אחרי זה תצטרכו כנראה לעקוב...)
במידה ונדרש מעקב בעוד תקופה (לדוגמא – מבצע שמסתיים בעוד חצי שנה ואחריו המחיר עולה אם לא מקפידים להתקשר לפני כן ולהסדיר מבצע נוסף) – הכניסו תזכורות עם התרעות ביומן במחשב או בטלפון (או ביומן הרגיל כמובן).
אני שומעת יותר מדי סיפורים מלקוחות לגבי סיכומים שנעשו והבטחות שהובטחו אך בגלל "אמון עיוור" שיש ברובנו באנשים בכלל ובנציגים של חברות בפרט (או בגלל התירוץ של חוסר זמן או עצלות?), הם לא טרחו לעקוב ולבדוק, ובשל כך הפסידו כספים או הזדמנויות. זה עצוב לכתוב זאת, אך היום, כשחברה או גוף עומדים במילה שלהם ומבצעים את מה שסוכם ללא צורך במעקב מצדנו, יש להתפעל, להריע להם וגם לזרוק מילה טובה, כי לצערי זה לא מובן מאליו.